invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

De thuiszorgteams van Amaris organiseren het werk zelf

Gepubliceerd op:

Kiezen voor werken met zelforganiserende teams en dan toch als organisatie van bovenaf een model ontwikkelen is in tegenspraak met elkaar, vindt Amaris Zorggroep. De medewerkers in de teams horen zelf het voortouw te nemen om zelforganiserend te worden. Even slikken, vonden sommige medewerkers, maar de meerwaarde van deze onconventionele aanpak wordt al zichtbaar.

Zelforganiserend team? Iedereen in de langdurige zorg heeft toch de mond vol over zelfsturende teams? ‘En wij gebruiken die term heel bewust niet’, zegt Nelleke van der Stelt, beleidsadviseur zorg en kwaliteit van Amaris Zorggroep. ‘We hebben bewust gekozen voor een begeleidingstraject en een ontwikkelmodel om de teams te leren hun werk en hun regeltaken zelf te organiseren, dus vandaar de keuze voor het woord zelforganiserend.’

De achtergrond waartegen de beslissing is genomen om tot zelforganiserende teams te komen, is de beslissing van Amaris in te zetten op: “Zorg met aandacht, zo thuis mogelijk”. Vanuit deze visie wil Amaris de eigen regie van de burger ondersteunen, en hiervoor is het nodig dat de teams zo dicht mogelijk bij de doelgroep staan. ‘Het werk zelf organiseren past bij die lokale aanpak’, zegt teamlid Karin Mulder van een van de vijf voorloperteams die met het verandertraject aan de slag gingen. Natuurlijk was er bij iedereen even het gevoel van “O jee, wat gaat er nu gebeuren”, toen we er voor het eerst van hoorden, maar het project is meteen vanaf het begin heel goed gecommuniceerd en begeleid.’

Toch begrijpt teamcoach Stan Sertons wel dat de teamleden even moesten slikken. ‘Ik zie als teammanager hoeveel regeltaken er liggen, dus ik vroeg me wel even af hoe leuk de teams het zouden vinden om die zelf te gaan organiseren. Ze hebben ooit gekozen om met “de handen aan het bed” te werken, en nu krijgen ze er allerlei andere taken bij. Het enthousiasme waarmee de voorloperteams aan de slag gingen en de groei die ze doormaken is mooi om te zien.’

Goed voorbereid

Amaris diende een verzoek in bij In voor zorg! voor projectbegeleiding en dit werd gehonoreerd. ‘We hadden al eerder contact met In voor zorg! en we wisten dat zo’n project niet iets is dat je even doet’, zegt Van der Stelt. ‘We hebben gekozen voor een ontwikkeltraject waarin het mogelijk is om tussentijds bij te sturen en we hebben heel goed gekeken welke coaches de teams het best konden begeleiden. Ook hebben we nagedacht over de vraag hoe we de teams het best digitale ondersteuning konden bieden om hun regeltaken goed te kunnen uitvoeren. Hiervoor is een zogenoemde “Groene weide” gecreëerd, waarin de teams gebruik konden maken van een digitaal ondersteuningspakket en waarin ze worden ondersteund door een serviceteam dat zorgt voor de verbinding naar de andere pakketten en dat als buffer fungeert voor de achterliggende ondersteunende afdelingen.’

Spannende start

De voorloperteams kregen uitleg over wat zelforganiseren is en wat regeltaken inhouden. ‘Ook met goede uitleg is de start toch spannend’, zegt Mulder. ‘Je vraagt je toch af wat er precies van je wordt verwacht en hoe je als team zo kunt blijven werken dat je cliënten er niets van merken. Natuurlijk gaan er in het begin wel eens dingen mis, bijvoorbeeld met een indicatieaanvraag die niet helemaal goed verloopt, maar daar leer je als team juist van.’

En als teamcoach ook, vult Sertons aan. ‘Ik moest leren dat ze mij niet meer als hun teamleider moesten zien’, vertelt ze. ‘Dus niet direct een probleem oplossen waarmee een teamlid zich meldt, maar vragen: “Hoe ga je dit oplossen?”. Dat was in het begin voor beide partijen best moeilijk. Een teamlid is gewend dat je het oplost. En ik weet vaak wel wat de meest praktische oplossing is, maar moet me er dan toch toe zetten die niet direct aan te dragen.’ Dan ontstaat vanzelf een nieuwe dynamiek.

Mulder: ‘Je ziet dan op een gegeven moment dat teamleden voorstellen om zaken zelf op te pakken en problemen zelf op te lossen. Wat ik daarbij zelf het spannendst vond, was sollicitaties doen. Je eerste gedachte is om je af te vragen wie jij bent om te bepalen of iemand wel of niet geschikt is voor het werk. Maar het is wel logisch natuurlijk: zo iemand moet wel kunnen functioneren in het team waarvan je als sollicitatiecommissie zelf ook deel uitmaakt.’

Verdeling van de regeltaken

De regeltaken verdelen bleek niet direct eenvoudig. ‘Iemand merkt pas in de praktijk of een regeltaak wel of niet bij hem past als hij begint met de uitvoering ervan’, zegt Sertons. ‘Bovendien is ondanks de verdeling nooit één persoon eindverantwoordelijk, want dat is het hele team. Soms leidde dit ertoe dat iedereen met alle taken aan de slag ging. Zorgmensen zijn tenslotte doeners. Maar dan is de coördinatie weg en ontstaat verwarring. Verder heben we gemerkt dat aan de slag gaan met de regeltaken de onderlinge verhoudingen in het team helder maakt. Als er iemand is die niet mee kan of wil en de hakken in het zand zet, moet het team dit toch oplossen.’ Van der Stelt: ‘Een enkele keer zie je dan dat iemand niet in een team blijkt te passen, hoewel die er wel al jaren in werkt.’

Mulder begon met de regeltaken cliëntplanning, medewerkerontwikkeling, dementie, begeleiding van leerlingen en stagiaires. ‘Dat bleken ook taken te zijn die bij me passen’, zegt ze. ‘Alleen zijn cliëntplanning en medewerkerontwikkeling samen té grote taken voor één persoon. Zeker in vakantieperiodes is dat niet handig, dus cliëntplanning is naar een ander teamlid gegaan.’

Wat ook voorkwam, is dat mensen zich niet voor regeltaken inschreven. ‘Dan komen teveel taken bij te weinig mensen terecht’, zegt Sertons. ‘Maar ik hoefde dit niet voor het team op te lossen. Ze bedachten zelf de oplossing iemand zonder taken een poosje te begeleiden in een taak en die dan pas helemaal over te dragen.’

Volwassener geworden

Mulder is te spreken over hoe het zelforganiserend worden in haar eigen team tot nu toe werkt. ‘Er is veel meer overleg in het team gekomen’, zegt ze. ‘We lossen meer problemen zelf op en denken ook meer na over de zorg die we aan onze cliënten verlenen. Vroeger kreeg je te horen naar welke cliënten je moest en regelde het kantoor de rest. Nu je het werk zelf doet, merk je dat je ook op kantoor voor een cliënt bezig bent en dat dit best intensief werk is.’

Sertons is heel duidelijk: ‘De teams zijn volwassener geworden’, zegt ze. ‘Ze zijn meer betrokken en zelfstandig, de teamleden spreken elkaar aan op problemen.’ Ook voor de cliënten is dit beter, stelt Mulder: ‘We horen nu al terug dat ze het verschil merken tussen de vorige werkwijze, waarbij het kantoor de afspraken plande, en de huidige werkwijze waarbij we dit zelf doen. Dit is dichterbij en gaat dus vaker goed, horen we.’

Sinds kort zijn wijkverpleegkundigen aan de teams toegevoegd. Een belangrijke aanvulling, stelt Sertons, omdat hiermee ook het contact met de huisartsen kan verbeteren. ‘We moeten goed in kaart brengen wie de zorgverleners zijn en wie de informele zorg leveren’, zegt ze. ‘Daarvoor zijn de huisartsen ook nodig. En we zien nu al dat zij het waarderen hierbij meer betrokken te worden. Het voordeel hiervan voor onze organisatie is dat wij meer als partner worden gezien.’

En nu uitrollen

Het model staat nu, stelt Van der Stelt samenvattend. ‘Tegelijkertijd maakt Amaris wel een reorganisatie door’, vertelt ze. ‘Dat zorgt natuurlijk voor onrust, omdat de teams willen weten hoe ze worden ingedeeld en wie de coaches worden. Maar nu ook dit duidelijk begint te worden, kunnen we de aanpak van de zelforganiserende teams verder gaan uitrollen. We merken dat we de begeleiding van de koploperteams goed hebben gedaan, dus in de basis verandert er bij de uitrol niets meer.’
Mulder knikt. ‘Het is goed dat we dit hebben gedaan’, zegt ze. ’Ze nemen het ons niet meer af.’

Interview door Frank van Wijck

Meer weten

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg