invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Beter sturen met BI-tool en portfolioanalyse

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Doelstellingen en de bijbehorende stuurinformatie verbeteren en specifieker maken, methodiek ontwikkelen met het veld en ervaringen delen. Dat was de inzet van het project Beter Sturen. 8 organisaties uit de sector verpleging en verzorging (V&V-sector) deden mee. Het resultaat: veel nieuwe inzichten én een handige Business Intelligence-tool (BI-tool of dashboard). Zo’n dashboard geeft in één oogopslag weer wat de bedrijfsresultaten zijn en op welke punten bijsturing nodig is.

Resultaat en succesfactoren

Projectleider Petra Ebben vindt de vergroting van het bewustzijn het belangrijkste resultaat van het project Beter Sturen: ‘Organisaties hebben niet altijd genoeg stuurinformatie. Je gewoon eens afvragen wat je wilt weten, levert al een zinnige discussie op!’

Leerzaam was ook de kruisbestuiving die tijdens de groepsbijeenkomsten ontstond. Dat deelnemers tijdens het project achter fouten kwamen in de eigen administratieve organisatie, was een positief neveneffect. ‘De organisaties moesten eigen data aanleveren. Dat was een impuls om de administratieve organisatie weer verder op orde te brengen.’

Een leuke succesfactor bij de ontwikkeling van de BI-tool waren de spelregels die het projectteam van tevoren opstelde. ‘Dat raad ik elke organisatie aan. Discussies over doelstellingen en indicatoren duren vaak eindeloos en verzanden. Geef daarom aan hoeveel indicatoren je maximaal wilt hebben en stel daarbij de voorwaarde dat er gegevens beschikbaar moeten zijn. Dat bespoedigt de discussie enorm en daarmee het hele proces.’

Projectonderdelen

Het project Beter Sturen viel uiteen in 3 onderdelen, op verschillende niveaus: 

  • Voor het ontwikkelen van de BI-tool, of dashboard, waren er bijeenkomsten met de bestuurders. Hieraan ging een alignmentanalyse vooraf (zie toelichting hieronder).
  • Daarnaast kwamen de HEAD’s (Hoofd Economische Administratieve Dienst) bij elkaar om te werken met portfolioanalyse en kostentoerekening (zie toelichting hieronder).
  • Voor het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) deed het projectteam ondertussen onderzoek naar zorgtypering. Petra Ebben: ‘De belangrijkste conclusie was dat organisaties duidelijk aangeven dat ze goed uit de voeten kunnen met de huidige systematiek van zorgzwaartepakketten.’

Alignmentanalyse

Een alignmentanalyse brengt de samenhang tussen de strategische en operationele beleidscyclus in beeld. Denk aan missie en visie, meerjarenbeleidsplan, jaarplan, kaderbrief en managementrapportage. ‘Zijn er doelstellingen?’, licht Petra Ebben toe. ‘En zijn die doelstellingen SMART en rapporteert de organisatie erop?’

Met instemming van de organisaties koos het projectteam de Balanced Scorecard (BSC) als basis. De BSC gaat uit van 4 kwadranten: financieel, innovatie, medewerkers en cliënt. Uit een analyse van de jaarplannen van de organisaties bleek bijvoorbeeld dat de balans tussen de kwadranten van de BSC vaak ontbreekt. Het financiële kwadrant bevat vaak heel veel doelstellingen, terwijl op het gebied van innovatie doelstellingen summier of niet aanwezig zijn. ‘Ook viel op dat de meeste doelstellingen niet meetbaar zijn. Een voorbeeld is een organisatie die de cliënttevredenheid wil verbeteren, maar niet vermeldt met hoeveel procent. Organisaties zijn zich daar vaak niet van bewust. Een ander verbeterpunt is het aantal doelstellingen. Dat mag omlaag.’

De alignmentanalyse licht de strategische operationele beleidscyclus door. Petra Ebben: ‘Dat is ontzettend nuttig. Iedere organisatie zou het van tijd tot tijd moeten doen. Waarom? Omdat je als organisatie je doelstellingen wilt halen en daarvoor zijn samenhang in beleid en stuurinformatie die daarop aansluit essentieel.’

Dashboard

Het dashboard of de BI-tool is in feite het sluitstuk van de alignmentanalyse. ‘Samen met de bestuurders hebben we in werkgroepen onderzocht wat de kritische prestatie indicatoren (KPI’s) voor een organisatie in de chronische ouderenzorg zijn. En hoe je dat concreet uitwerkt’, vertelt Petra Ebben. Ook hier was de BSC de basis. Vervolgens werd een prototype dashboard ontworpen en besproken. Ook hielp het projectteam de organisaties de juiste gegevens aanleveren om het dashboard te vullen.

‘Het instrument geeft in één oogopslag weer wat goed gaat en wat niet. Nu kijken de meeste organisaties op locatieniveau naar winst, verlies en uitputting van budgetten. Ze rapporteren dus structureel alleen op financiële parameters en op verzuim. Prestaties op andere belangrijke gebieden van de bedrijfsvoering, bijvoorbeeld verloop en voortgang van projecten, brengen ze niet maandelijks in beeld.’ Om tijdig te kunnen bijsturen is dat wel belangrijk.

Met de BI-tool, of dashboard, kan een organisatie inzoomen op indicatoren en op specifieke organisatieonderdelen. ‘De BI-tool is in excel gebouwd en daarom gemakkelijk te gebruiken. Veel mensen kennen het programma. En het vergt geen investering in ICT. Aan de organisaties nu de keuze hoe ze ermee verdergaan. Ze kunnen het dashboard in gebruik nemen of inbedden in hun eigen systemen. Maar het belangrijkste van het dashboard is en blijft toch de discussie over sturing die eraan vooraf gaat.’

Portfolioanalyse en kostentoerekening

Portfolioanalyse en kostentoerekening richten zich op (zorg)doelgroepen. Hoe scoort de organisatie daar financieel op? ‘Het is een andere dwarsdoorsnede’, legt Petra Ebben uit. ‘Informatie over de financiële resultaten van (zorg)doelgroepen zijn een belangrijke basis voor strategische discussies: wat leveren we wel en wat leveren we niet?’

Zo kwam bij een vrij grote organisatie in de sector verpleging en verzorging (V&V-organisatie) met een kleine thuiszorgtak naar voren dat de Wmo-gebonden thuiszorg in het rood staat. ‘Door het op deze manier in kaart te brengen, kan de strategische discussie ontstaan of het zinvol is om huishoudelijke verzorging te blijven aanbieden. Of dat er misschien samenwerking moet worden gezocht met een andere partij.’ Portfolioanalyse biedt dus input voor de toekomstige strategie én maakt analyse van de gekozen strategie mogelijk.

Organisaties die een laagje dieper gaan, ontdekken ook verschillen per locatie. ‘Dan zie je dat de ene locatie de doelgroep wel lonend krijgt en de ander niet. Gesprekken over de oorzaken van die verschillen tussen locaties geven inzicht in de effectiviteit van andere manieren van werken. Dat is super leerzaam.’ Door de jaarrekening als uitgangspunt te nemen blijft de analyse herkenbaar voor de raad van bestuur, de raad van toezicht, HEAD’s en controllers. ‘De organisatie bouwt gaandeweg een eigen model in plaats van te werken met een product “van de plank”.’

Waarom Beter Sturen?

Aanleiding voor het project Beter Sturen was het onderzoeksrapport Werken met ZZP’s. Inventarisatie ondersteuningsbehoefte dat eind 2010 verscheen. Daaruit kwam onder andere naar voren dat er op bedrijfsvoeringsvlak nog wat te winnen was. In voor zorg! vroeg een aantal organisaties of ze hier tijd en energie in wilden steken.

‘Het zou de deelnemers natuurlijk kennis en inzicht opleveren’, legt Petra Ebben uit. ‘Maar ze moesten er ook in willen investeren. Werkgroepbijeenkomsten bijwonen en gegevens verzamelen bijvoorbeeld. Daar moest capaciteit voor zijn.’ Uiteindelijk bleven 8 organisaties over, allemaal uit de ouderenzorg. ‘Een bewuste keuze. Voor instellingen uit dezelfde sector is de basis voor sturing voor 80 à 90% gelijk.’

Inzetten BI-tool in uw organisatie

Ook andere sectoren in de langdurige zorg kunnen de BI-tool, of dashboard, die het projectteam ontwikkelde gebruiken. ‘De indicatoren van de BI-tool zijn breed toepasbaar. Denk aan cliënttevredenheid, medewerkertevredenheid, ziekteverzuim, rendement, ZZP-normen versus de werkelijk inzet van uren.’ Petra Ebben waarschuwt echter dat organisaties niet zomaar de stuurinformatie op orde krijgen door de BI-tool in te zetten. ‘Belangrijker is de discussie en het bewustzijn over stuurinformatie. Welke doelstellingen heeft de organisatie en welke kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren horen daarbij? Zo’n instrument is slechts een middel.’


Interview door Ingrid Brons

Tags

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg