invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Beter Sturen bij Topaz: ervaringen met portfolioanalyse en kostprijsberekening

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Topaz, een organisatie in de sector verpleging en verzorging, nam deel aan het project Beter Sturen. Via portfolioanalyse vergrootte de organisatie stapje voor stapje het inzicht in haar kostenstructuur. De basis is nu gelegd, Topaz wil de kosten en opbrengsten per zorgdoelgroep verder evalueren naar een bruikbaar instrument. Bijvoorbeeld om verschillen tussen locaties bloot te leggen. Manager financiën en control Rob Koerts: ‘Deze manier van kostentoerekening stemt tot nadenken. En dat is precies wat ik bij het management wil bereiken.’

Wat hebben jullie met Beter Sturen bereikt?

‘Binnen Topaz hadden we al kostprijzen per product. En we hadden locatiebudgetten. Dat was de basis waarmee we het project Beter Sturen ingingen. Door de portfolioanalyse hebben we nu ook zicht op de kosten en opbrengsten per zorgdoelgroep.

Zo’n zorgdoelgroep noem je ook wel een product-marktcombinatie. Voorbeelden van zorgdoelgroepen zijn thuiszorg, revalidatie, somatiek, psychogeriatrie. Een zorgdoelgroep omvat weer meerdere producten. Neem psychogeriatrie, daar vallen 4 producten onder: Zorgzwaartepakketen (ZZP) 5 en 7, beide inclusief of exclusief behandeling.
Eigenlijk is het best raar dat organisaties in de verpleging en verzorging het niet gewend zijn kosten aan zorgdoelgroepen toe te rekenen. Meestal volgen ze de “organisatielijn”, met kosten en opbrengsten per locatie en kostprijzen per specifiek product. Zorgdoelgroepen zijn een andere dwarsdoorsnede. Het is een “natuurlijker” manier om naar de ontwikkelingen in vraag en aanbod van onze cliënten te kijken. Daar hoort dan ook bij dat je zicht hebt op de rendementen van zorgdoelgroepen. Voor een goede kostentoerekening moet je wel alle kosten aan de product-marktcombinaties toerekenen. Dus ook overhead en ondersteunende diensten.

Dat hebben we gedaan met verdeelsleutels. Net zoals er voor de kostprijs per specifiek product een hele set verdeelsleutels bestaat. Door de portfolioanalyse beschikken we nu dus over een andere kostenverdeling. Je kunt het ook zien als een eenvoudige verfijning of verdieping. Eenvoudig omdat je met een grove kam kosten aan een beperkt aantal zorgdoelgroepen toerekent. Locaties hebben vaak meerdere doelgroepen. Kijk je naar de instelling in haar geheel, dan zijn het er relatief weinig, 6 à 8.’

Wat levert het jullie op?

‘Locaties hebben dezelfde zorgdoelgroepen, met daarbinnen de specifieke producten. Dat maakt een vergelijking tussen locaties mogelijk. Portfolioanalyse is de eerste ingang om te bepalen wat een zinvolle vergelijking is. Welke zorgdoelgroep heeft bijvoorbeeld een sterk afwijkend rendement? En vervolgens: waarom is de kostprijs van hetzelfde product bij locatie A hoger dan bij locatie B? Dat wil niet zeggen dat locatie A het niet goed doet. Het dwingt je wel tot nadenken. Waar zit dat verschil nou in? Dat is de basis voor een interne benchmark. Zo vergroot je stapje voor stapje het inzicht in de activiteiten en de bijbehorende kostenstructuur van de hele organisatie. Kennis van kostprijzen is ook belangrijk in het proces van zorginkoop. Het zorgkantoor wil immers zowel volume als prijzen afspreken.’

En hoe gaat Topaz nu verder?

‘Via Beter Sturen hebben we nu de basis gelegd. In voor zorg! heeft ons daarbij erg goed ondersteund. Anders hadden we dit niet kunnen doen. Nu is het een kwestie van goed onderhouden. Dus de portfolio en de kostprijzen telkens aanpassen aan de begrotingsparameters van de komende jaren. Ik wil deze manier van kostentoerekening verder evalueren naar een bruikbaar instrument voor de organisatie.’

Wanneer zijn portfolioanalyse en kostentoerekening een bruikbaar instrument?

‘Mijn droom is een begroting op basis van kostprijzen. Dus de juiste kostprijzen maal het aantal specifieke producten die cliënten afnemen en je hebt de begroting. De kostprijs vermenigvuldigd met het variabele volume mondt dan dus uit in het budget van de zorgmanagers. Daar zijn we nog lang niet hoor!

De financiering in de zorg is nog te veel aan verandering onderhevig. Hiervoor heb je een redelijk stabiele situatie nodig. Er zijn altijd bijzonderheden die je erin moet verwerken. Maar als je de kostenstructuur goed op orde hebt en er is commitment binnen de organisatie, dan kan de begroting opeens een relatief simpel kunstje worden. Terwijl we er nu maanden mee bezig zijn. Dat betekent niet dat portfolioanalyse en kostentoerekening nu nog geen bruikbaar instrument is. In tegendeel, het levert veel inzicht op, het stemt je tot nadenken. En dat is precies wat ik bij het management wil bereiken.’

Wat heeft een manager aan deze cijfers?

‘Zoals ik al zei geven kosten, opbrengsten en daarmee rendement per zorgdoelgroep inzicht in verschillen tussen locaties. Het rendement van een doelgroep is bij locatie X bijvoorbeeld anders dan bij locatie Y. Een manager moet zich dit aantrekken, onderzoeken waarom dat verschil er is. Niet omdat het goed of fout is, het zou hem moeten intrigeren. Misschien is de logistiek op locatie X wel handiger ingericht. De verschillen in kostprijzen zijn als het ware de spiegel van verschillen in organisatie en efficiency. Goede dingen uit een vergelijking kan een manager overnemen, of niet. Het gaat om het inzicht in rendementverschillen.

Ikzelf kan de kostprijzen per product goed gebruiken in de onderhandelingen met het zorgkantoor en straks met de verzekeraars. Dat spel wordt steeds zakelijker, wat best goed is, mits je je positie kent. Even ter nuancering: al die cijfers zijn niet de enige waarheid. Het is wél een handig middel. Op het eerste gezicht lijkt het misschien een getallenbrij, maar als je daar even afstand van kan nemen, kun je er hele leuke dingen mee doen.’


Interview door Ingrid Brons

Meer weten: Toolkit Beter Sturen

Dit interview maakt deel uit van het In voor zorg-toolkit Beter Sturen. Het toolkit bestaat uit de volgende items:

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg