invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Case Amerpoort en Reinaerde

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Samenvatting:

Financieringsvraagstukken, spanningen op de arbeidsmarkt en een veranderende visie op zorg voor mensen met een beperking, nopen Amerpoort en Reinaerde om door middel van technologische toepassingen hun processen goedkoper en efficiënter te organiseren.
Bij dit domoticatraject zijn persoonlijke groei, veiligheid en de privacy van de bewoners essentiële doelstellingen voor beide organisaties. Domotica is maatwerk: geen cliënt is hetzelfde; met iedere cliënt moet dan ook bekeken worden welke oplossingen voor hem de beste zijn.

De organisaties gaan uit van integrale oplossingen; dus over de financieringsstromen heen moeten medewerkers kunnen meedenken met de cliënt over een passend pakket domotica. Want bij alles staat de cliënt centraal. Naast integrale financiering is er nog een belangrijke keuze gemaakt: Amerpoort en Reinaerde willen een innovatief aanbod bieden en daardoor opschuiven van de late majority naar de early majority.

De stuurgroep onder leiding van intern projectleider Erna Maas en coach van In voor zorg! Johan van Dijkhuizen heeft een plan van aanpak opgesteld. De gekozen veranderstrategie bestaat vervolgens uit een aantal stappen:

  1. Een visie op domotica ontwikkelen en op schrift stellen.
  2. Alle processen en procedures toetsen aan het invoeren van domotica.
  3. Functioneel programma van eisen en het selecteren van een leverancier.
  4. Implementatie op drie verschillende locaties.
  5. Ontwikkelen van methodieken voor het innoveren van de dienstverlening.

De gezondheidszorg komt van ver. Er is traditioneel weinig oog voor innovatie door middel van techniek. Dat heeft te maken met gebrek aan kennis van en aan vertrouwen in techniek. Zorg op afstand door middel van domotica vereist echter kennis van de technologische oplossingen en het vraagt vertrouwen. De medewerkers van de organisaties gaan dan ook een intensief begeleidings- en opleidingstraject tegemoet.

Aanleiding:

Zoals alle organisaties in de langdurige zorg, is het noodzakelijk voor Reinaerde en Amerpoort om te werken aan hun toekomstbestendigheid. Financieringsvraagstukken, spanningen op de arbeidsmarkt en een veranderende visie op zorg voor mensen met een beperking, nopen de organisaties om door middel van technologische toepassingen de processen goedkoper en efficiënter te organiseren, met minder menskracht en met meer zelfredzaamheid en autonomie voor de cliënt.

Het domoticatraject kende een intensieve aanloopperiode. Een groot voordeel van deze uitvoerige en gedegen voorbereiding, is dat het traject als voorbeeld kan dienen voor andere organisaties die een soortgelijk idee voor zorg op afstand hebben.

Gekozen strategie:

Bij domotica zijn persoonlijke groei, veiligheid en de privacy van de bewoners essentiële doelstellingen voor beide organisaties. Domotica is maatwerk: geen cliënt is hetzelfde; met iedere cliënt moet dan ook bekeken worden welke oplossingen voor hem de beste zijn. De ene cliënt kan akoestische detectie ervaren als een afluistermethode terwijl de ander het een veilig gevoel vindt dat er op hem wordt gelet. Naast dit maatwerk zijn uit veiligheidsoverwegingen soms ook collectieve toepassingen van domotica gewenst, door bijvoorbeeld op een locatie met domotica een gemeenschappelijke ruimte te monitoren.

De organisaties gaan uit van integrale oplossingen; dus over de financieringsstromen heen moeten medewerkers kunnen meedenken met de cliënt over een passend pakket domotica. Want bij alles staat de cliënt centraal. Maria der Weduwe, directeur Wonen van Reinaerde: 'De financiering komt van de zorgverzekering van de cliënt, in toenemende mate van de Wmo, de AWBZ en een eventuele bijdrage van cliënten zelf. Belangrijk is dat we de cliënt helpen, ongeacht welke financiering daarvoor aangesproken moet worden.'

Naast deze integrale financiering, is er nog een belangrijke keuze gemaakt. Amerpoort en Reinaerde willen een innovatief aanbod bieden en daardoor opschuiven van de late majority naar de early majority. Maatwerk leveren en inspelen op nieuwe ontwikkelingen gaan hand in hand: waarom zou je een cliënt ‘uitluisteren’ als je met een epilepsiematje alle risicovolle situaties kan detecteren?

De stuurgroep onder leiding van intern projectleider Erna Maas en coach van In voor zorg! Johan van Dijkhuizen heeft een plan van aanpak opgesteld. De gekozen veranderstrategie bestaat vervolgens uit een aantal stappen:

  1. Een visie op domotica ontwikkelen en op schrift stellen.
  2. Alle processen en procedures toetsen aan het invoeren van domotica.
  3. Functioneel programma van eisen en het selecteren van een leverancier.
  4. Implementatie op drie verschillende locaties.
  5. Ontwikkelen van methodieken voor het innoveren van de dienstverlening.


Uitvoering:

Het plan van aanpak

De stuurgroep is niet over een nacht ijs gegaan bij het opstellen van een plan van aanpak. Dat heeft met verschillende factoren te maken. Er is natuurlijk het feit dat twee organisaties gaan samenwerken op dit terrein (ICT en domotica), terwijl zij voor het overige zelfstandige organisaties zijn die zelfs concurrerend zijn in de markt van diensten voor mensen met een handicap. Interne projectleider Erna Maas: 'Een van de leerpunten is wel al geweest dat we moeten kijken naar wat ons bindt en niet naar wat ons onderscheidt. We hebben gelijkluidende belangen, dat is een belangrijk gegeven.'

De visie op domotica

Een uiterst leesbaar boekwerkje in 25 beleidsuitgangspunten is het geworden. Vanuit de cliënt geredeneerd en ingaande op diens autonomie en zelfredzaamheid, privacy, veiligheid, persoonlijke groei en comfort. Directeur wonen van Reinaerde Maria der Weduwe: 'Er was geen visie op domotica. Dat maakte het voor onze stuurgroep en alle stakeholders gemakkelijk om tot een gezamenlijke visie te komen. We hoefden immers geen rekening te houden met al bestaande visies.'

Het toetsen van alle processen en procedures

Ook doorlopen van alle bestaande werkwijzen was een tijdrovende klus. Betrof het soms slechts het veranderen van een enkel woordje in een werkbeschrijving of het toevoegen van een alinea; er zijn ook processen waarvoor een project is opgezet omdat de veranderingen ingrijpend zijn. Risicomanagement bijvoorbeeld; want het inzetten van techniek brengt natuurlijk vraagstukken mee op het vlak van veiligheid, imago van de organisatie en financiën. Op al die vlakken moest het risico in kaart worden gebracht. Wat bleek was dat hiervoor nog weinig was geregeld. Overigens is dit typisch een voorbeeld van iets dat op de cliënt moet worden afgestemd.

Functioneel programma van eisen

Voordat een leverancier geselecteerd kon worden, moesten eerst alle benodigde functionaliteiten en overige eisen geformuleerd worden. Een tweetal voorbeelden van zo’n functionaliteit: bij een dreigende epileptische toeval moeten medewerkers op de hoogte worden gesteld; en de cliënt moet tijdens kantooruren ook ongepland beeldcontact met de zorgorganisatie kunnen maken. Een voorbeeld van een van de overige eisen is dat Inkoop aangaf dat de leverancier voor zijn omzet niet te veel afhankelijk mag zijn van Amerpoort en Reinaerde.

Implementatie op drie locaties

De implementatie is the proof of the pudding. Amerpoort en Reinaerde voeren er samen drie uit:

  • optimaliseren dienstverlening ‘bewaking op afstand’ (Amerpoort - Nieuwenoord),
  • innovatie dienstverlening ‘begeleiding op afstand en sociale participatie’ (Reinaerde - Meridiaan)
  • optimalisatie ‘klant- en werkprocessen’ (Reinaerde – lichamelijke beperking/niet-aangeboren hersenletsel).

In alledrie de implementaties komt de veranderstrategie samen. Als deze eind 2013 hun beslag hebben gekregen, moet de dienstverlening aan de cliënt sterk zijn verbeterd. In februari 2014 zullen we wederom verslag doen van de implementatie op de drie locaties.

Kritische succesfactoren:

De gezondheidszorg komt van ver. Er is traditioneel weinig oog voor innovatie door middel van techniek. Dat heeft te maken met gebrek aan kennis van en aan vertrouwen in techniek. De techniek gaf daar zelf ook weinig aanleiding toe en men wist elkaar over en weer niet te vinden. Zorg op afstand door middel van domotica vereist echter kennis van de technologische oplossingen en het vraagt vertrouwen. Bestuurder Hans Voogt (Reinaerde): 'Een deel van de medewerkers is niet vaardig met digitale middelen. En hoewel deze mensen vaak heel goed scoren op zorgvaardigheid, is het noodzakelijk dat we hen bijspijkeren op het digitale vlak. De wereld gaat heel snel. Vroeger hadden we thuis de modernste toepassingen en niet op het werk. Nu is het andersom. Zonder dergelijke kennis kom je ook in de zorg niet ver meer.' Bestuurder Paul Willems (Amerpoort): 'We moeten onze medewerkers intensief opleiden; soms zien we dat cliënten verder zijn dan medewerkers.'

‘Domotica, vanzelfsprekend in zorg’ legt dan ook een groot beslag op de organisaties. Medewerkers worden met veel projecten geconfronteerd; en die projecten hangen soms ook weer met elkaar samen, waardoor de voortgang van het ene project in gevaar komt als het andere project vertraging oploopt. En het afstemmen tussen de organisaties is een heel belangrijke taak, waarin veel energie moet worden gestoken. Paul Willems en Hans Voogt vragen zich wel eens af hoe zij iedereen scherp kunnen houden en de gestelde doelen binnen de afgesproken termijnen kunnen halen. Willems ziet voor hen als bestuurders daarin ook een rol weggelegd. 'We moeten signaleren als het niet goed gaat. Niet zondermeer vanzelfsprekend vinden dat dit project door de projectgroep naar een goed einde wordt gebracht.'

Directeur wonen Maria der Weduwe erkent dat het lastig is om iedereen in beweging te krijgen. 'Wij zijn onvoldoende gewend om projectmatig en resultaatgericht te werken. We gaan bijvoorbeeld meteen aan de slag en al werkende weg denken we: waar gaan we eigenlijk heen? Succesvol implementeren begint bij een zorgvuldige opdrachtformulering, zeker bij complexere onderwerpen. Je moet dan eerst de kaders neerzetten en een goed projectplan opstellen. En vervolgens moet je de processen nog borgen ook. Dat heeft de coach van In voor zorg! er bij ons goed ingekregen.'

De organisaties beschikken over veel advieskracht en wat minder over implementeerkracht. Op het vlak van projectmatig werken hebben ze nog een professionaliseringsslag te maken door aan de hand van strategische doelen projecten te formuleren en uitvoeren. De structureel noodzakelijke professionalisering doorvoeren vraagt ook wat meer van de uitvoeringsorganisatie, zegt coach Van Dijkhuizen. 'De randvoorwaarden moeten goed zijn, maar er moet ook op hoog niveau leiding worden gegeven aan de uitvoering. Je bent er niet alleen met het scheppen van kaders. Er is betrokkenheid bij de uitvoering en dus slagkracht nodig.'

Resultaten:

‘Domotica, vanzelfsprekend in zorg’ leeft binnen de organisaties, zeggen de bestuurders Hans Voogt en Paul Willems. Willems: 'Medewerkers in de nachtzorg kijken echt uit naar uitbreiding van de faciliteiten. Dat enthousiasme is geweldig. We draaien de pilot bij Nieuwenoord. Het is en blijft wel een aandachtspunt dat we álle medewerkers erbij moeten betrekken. En de cliënt natuurlijk. We moeten blijven zorgen voor inbedding van de processen op de plek waar het hoort: bij de cliënten en medewerkers dus.' Urgentiebesef is er, zegt Willems. En er is al veel gedaan. Het aanbestedingstraject voor de nieuwe ICT-leverancier bijvoorbeeld, is een schoolvoorbeeld van hoe het moet. Hans Voogt prijst de integrale aanpak van dit project. 'In het verleden konden we nog wel eens versnipperd te werk gaan, waar het ICT betreft. We hebben er nu veel meer grip op dan pakweg 7 jaar geleden. Juist door de integrale aanpak van beide organisaties in dit project, kost een en ander veel tijd. Maar het gebeurt daardoor allemaal heel zorgvuldig.'

Over Amerpoort

Amerpoort ondersteunt 2200 mensen met een verstandelijke beperking in de provincies Utrecht, Flevoland en in ’t Gooi. Van jong tot oud, van licht tot ernstig en meervoudig beperkt.
 Met 2400 medewerkers en 650 vrijwilligers begeleiden we hen bij wonen, werken, dagbesteding, logeren en vrije tijd. Bij hen thuis of op één van de ruim 300 locaties. Elk met zijn eigen kleur, sfeer en met ruimte voor verschillende levensbeschouwingen.

Over Reinaerde

Reinaerde biedt in de provincie Utrecht ondersteuning aan 2200 cliënten en hun familie en verwanten. We sluiten met onze dienstverlening aan op elke levensfase: kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen. Bij Reinaerde werken 2300 medewerkers en 580 vrijwilligers.

Tekst: Ellen Kleverlaan

Meer weten

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg