invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Viattence pakt onnodige regels aan met de 'rode knop’

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

In de regio Noordoost-Veluwe biedt Viattence een uitgebreid aanbod zorg- en dienstverlening, zowel in eigen verpleeg- en verzorgingshuizen als door thuiszorgteams. De organisatie staat aan het begin van een In voor zorg-traject dat moet leiden tot minder leidinggevenden en het werken in zelforganiserende zorgteams. Eigenaarschap en vertrouwen staan nu voorop. Daarvoor introduceerde Viattence de 'rode knop’ (pdf). Medewerkers die tegen een knellende regel aanlopen, kunnen de knop indrukken. Sinds de start 3 maanden geleden kwamen 22 meldingen binnen. Bestuurder Laurent de Vries: ‘De rode knop helpt ons terug te gaan naar de bedoeling.’

Invloed kunnen uitoefenen

‘Wij willen medewerkers laten weten dat ze invloed kunnen uitoefenen’, zegt interne projectleider Harry Franke. ‘Ze moeten het gevoel krijgen dat het zin heeft om suggesties te doen. Dingen waar ze tegenaan lopen, die beter of anders kunnen. We willen het eigenaarschap en zelfvertrouwen van medewerkers versterken. Juist in de startfase van zo’n verandertraject is de rode knop erg op zijn plek.’ Op 1 oktober lanceerde Viattence ‘de rode knop’, die medewerkers letterlijk kunnen ‘indrukken’. Want wie het intranet opent, ziet prominent op de homepage een foto van een rode knop. Eén klik op de virtuele knop volstaat om een melding te doen.

B-team

Meldingen komen binnen bij het B-team, (de B staat voor bedoeling) dat speciaal daarvoor in het leven is geroepen. Harry Franke is een van de 3 leden. ‘We pakken een melding direct op. Eerst vragen we de melder in een persoonlijk gesprek om een toelichting. Vervolgens gaan we te rade bij experts. Dat zijn altijd mensen van de werkvloer, er is namelijk veel deskundigheid aanwezig op de werkvloer. Dat gevoel willen we versterken. Vervolgens brengen we advies uit aan de bestuurder. Hij neemt een beslissing en maakt deze openbaar.’ Om te voorkomen dat medewerkers het idee krijgen dat hun melding de bureaucratische molen ingaat, is bovendien afgesproken dat er binnen 4 weken een antwoord is. ‘Heeft de melder na 4 weken nog niets gehoord? Dan mag hij de regel loslaten of aanpassen, zoals hij denkt dat goed is in het belang van de cliënt.’

Verdraaide organisaties

De meldingen komen ook direct in de mailbox van bestuurder Laurent de Vries. ‘De rode knop helpt ons terug te gaan naar de bedoeling’, zegt hij. ‘Want ik denk dat we alle regels kunnen terugbrengen tot 1: de interactie tussen cliënt en professional moet goed zijn. In Nederland zijn we doorgeslagen in de kwaliteit van systemen. Inmiddels zijn dat niet meer dan lijstjes die we afvinken. En er is geen enkel systeem dat de interactie tussen cliënt en professional meet.’ Onnodige regels belemmeren die interactie. Laurent de Vries verwijst naar het boek Verdraaide organisaties van Wouter Hart en Marius Buiting. ‘Ik ben echt gegrepen door hun visie. Het komt erop neer dat organisaties die zaken eenvoudig houden en dicht bij de menselijke natuur enorm veel beter presteren. Op de bijbehorende website verdraaideorganisaties.nl (externe link) staan allerlei inspiratiefilmpjes, duidelijke voorbeelden van organisaties waar niet de klant maar het systeem centraal staat.’

Dagelijkse sluitrondes

Laurent de Vries weet ook wel dat de waan van de dag de blik ‘vertroebeld’. ‘Ik ben sinds juni 2013 bestuurder bij Viattence. Toen ik hier net was, vielen me wel dingen op waarvan ik dacht “waarom gaat dat zo?”. Maar voor je het weet ben je zo druk met de dagelijkse gang van zaken, dat dat op de achtergrond raakt. Daarom is de rode knop zo goed.’ Eén van die dingen was de dagelijkse sluitronde, toevallig ook een van de eerste meldingen met de rode knop. Controller Hotze Talsma bracht de sluitronde in: ‘Tot voor kort werden hier dagelijks sluitrondes gelopen om alle ramen en deuren te controleren. Ik vond het grote onzin dat hiervoor middelen werden vrijgemaakt. Als je de verantwoordelijkheid laag in de organisatie wilt leggen, moeten mensen die verantwoordelijkheid ook nemen. En er dus voor zorgen dat alles dicht is als ze hun werkplek verlaten.’

Systeemdenken

De officiële sluitronde is nu beperkt tot de algemene ruimtes. De staf- en zorgmedewerkers checken hun eigen kamers. Eén keer per maand vindt steekproefsgewijs een uitgebreidere sluitronde plaats. Hotze Talsma is tevreden. ‘Het gaat mij erom dat we geen geld uitgeven aan onnodige dingen. Zeggen dat we geen tijd hebben voor een praatje met de cliënt terwijl we wel sluitrondes lopen, is een typisch voorbeeld van systeemdenken. Daar moeten we vanaf.’ De rode knop heeft hem aan het denken gezet. ‘Mij vallen steeds meer dingen op. Laatst kwam bijvoorbeeld een e-mail voorbij over de jaarlijkse controle van verbanddozen. Hoe gaat het de andere 364 dagen, denk ik dan onmiddellijk. Stel dat iemand de verbanddoos heeft gebruikt? Vult die persoon de doos dan niet bij? Alles is uiteindelijk terug te brengen tot eigen verantwoordelijkheid. We moeten stoppen met dingen doen omdat het systeem ons daartoe dwingt. Misschien ga ik die knop nog wel eens indrukken.’

Cliënten wegen

Ook Rinus Stegeman, ziekenverzorgende niveau 3, drukte op de rode knop. ‘Zodra de directie op een bijeenkomst vertelde over de rode knop kwam spontaan het wegen van de cliënten in mij op. Dat gebeurde maandelijks en was altijd een hele klus, terwijl het voor veel cliënten niet nodig is. Inmiddels is er een nieuw protocol en wegen we eens per 3 maanden.’ Behalve de weegfrequentie is ook het computerprogramma aangepast waarin de gegevens worden ingevoerd. ‘Vooral het vergelijken met wat een cliënt de vorige keer woog, kostte altijd veel tijd. Daarvoor moest je een aantal handelingen verrichten. Nu komt het laatste gewicht meteen in beeld.’ Rinus Stegeman had niet verwacht dat zijn melding zoveel impact zou hebben. ‘Er is echt wat mee gebeurd. Dat is fijn, want ik heb ook wel meegemaakt dat mijn opmerkingen in een bureaula verdwenen. Omdat we nu minder vaak hoeven te wegen, hebben we meer tijd voor de andere dingen. We kunnen iets rustiger werken. Dat komt de bewoner ten goede.’

Thuiszorgdossiers

De meeste meldingen leggen echt de vinger op een zere plek, aldus Harry Franke. Maar soms zit er wat anders achter. ‘We hebben een aantal meldingen over de thuiszorgdossiers gekregen. Veel medewerkers vinden die te uitgebreid. Dat kan ik me voorstellen, toch kunnen we het niet veranderen. De gemeente verwacht dat we alle domeinen van een cliënt bewaken. Het totale welbevinden is een taak van de zorg. Het kan zijn dat de thuiszorgmedewerkers dit onvoldoende weten. Dan luidt ons advies dat leidinggevenden nog eens goed moeten uitleggen waarom de dossiers zo uitgebreid zijn. Ook dat is een goed effect van de rode knop.’

Basale zaken

Stel nu dat de rode knop inderdaad leidt tot een drastische vermindering van regels, systemen en lijstjes. Hoe meet een organisatie dan kwaliteit? Daar heeft Laurent de Vries wel ideeën over: ‘Volgens mij moeten we toe naar een kwalitatieve beoordeling in plaats van een kwantitatieve. Interviews bijvoorbeeld, waarin je echt luistert naar mensen en hoort wat er speelt. De afgelopen weken hebben we familieavonden georganiseerd. Ik was bij alle avonden aanwezig. Onze bedoeling was vooral om te luisteren naar de familie: wat vinden ze goed en waar zijn verbeteringen mogelijk. Dan krijg je hele basale zaken te horen. Dat het schroefje van een kastje rammelt bijvoorbeeld. En dat zijn precies de dingen waarop je uiteindelijk beoordeeld wordt. Daar kan geen duur kwaliteitssysteem tegenop.’

Interview door: Ingrid Brons

Meer weten

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg