invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Viattence: Eigenaarschap als kapstok voor het geven van feedback

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Ouderenzorgorganisatie Viattence zit midden in een transitie naar minder bestuurders en leidinggevenden én werken in zelforganiserende teams. In alle veranderingen is ‘eigenaarschap’ het ijkpunt. Voor managers staat eigenaarschap voor ruimte geven en loslaten. Voor teams betekent eigenaarschap de verantwoordelijkheden pakken die horen bij zelforganisatie. En van daaruit feedback (durven en kunnen) geven. Teamleider Liesbeth den Ouden, EVV’er Petralien van Oene en projectleider Jan Heining lichten de praktijk toe.

Nieuw besturingsmodel

Viattence biedt een uitgebreid aanbod zorg-,dienstverlening en behandeling in de regio Noordoost-Veluwe, zowel in eigen verpleeg- en verzorgingshuizen als door thuiszorgteams. De hervorming van de langdurige zorg was ook voor Viattence reden voor verandering. ‘Het is de bedoeling dat cliënten meer en meer regie krijgen’, zegt Jan Heining, adviseur zorg, teamleider en interne projectleider van het In voor zorg-traject. ‘Als medewerkers aan die regiewens tegemoet willen komen, moeten ze zelf beslissingen mogen nemen. De verantwoordelijkheden moeten laag in de organisatie liggen.’ Viattence besloot te gaan werken met een nieuw besturingsmodel: minder bestuurders en leidinggevenden en werken in zelforganiserende teams.

Schitteren

Inmiddels heeft Viattence een eenhoofdige raad van bestuur en van de 19 middenkaderleden zijn er nog 6 over. Liesbeth den Ouden is een van hen. ‘Elke leidinggevende heeft nu een eigen regio. Ik ben teamleider van de 3 woonzorglocaties in Wezep. Dat zijn in totaal 13 teams, met ongeveer 160 medewerkers.’ De teams zijn al anderhalf jaar op weg naar ‘self-control’. Een goede ontwikkeling, vindt EVV’er Petralien van Oene. ‘Binnen vastgestelde kaders doen we alles zelf. We kopen in, koken, wassen, roosteren, organiseren activiteiten. De kaders geven ons de ruimte om het zelf te doen, op onze manier. En zo de talenten binnen het team te benutten. De een is goed in zorgplannen, de ander in roosteren. Iedereen krijgt de kans te schitteren.’

Spel

Op de startbijeenkomst van elk team werd een spel gespeeld. ‘Met poppetjes bouwden de teamleden samen een dorp’, legt Jan uit. ‘Ze beantwoordden vragen die ingingen op hun zelforganiserend vermogen. Een speelse manier om het samenwerkingsvermogen te beoordelen. De team gaven zichzelf ook een rapportcijfer. Gemiddeld was dat een 6,8.’ Dit voorjaar speelden de teams het spel opnieuw. Nu was de gemiddelde score een 8. Met een 9 eindigde het team van Petralien zelfs nog hoger: ‘Dat bewijst dat iedereen op z’n plek zit.’

Eigenaarschap

Toch betekenen de hoge cijfers niet dat het doel is bereikt. ‘Er zijn nog genoeg punten die aandacht behoeven’, zegt Jan. ‘Bijvoorbeeld de regie echt bij de cliënt leggen. Op dat punt merk je dat we uit een institutionele cultuur komen.’ Viattence speelt hierop in met aandacht voor eigenaarschap. ‘Het traject naar zelforganisatie heet “zelf doen”. Daarmee verwijzen we naar “gewoon doen”, een project dat hieraan voorafging. “Gewoon doen” nodigde medewerkers uit zelf verbeteringen aan te brengen in hun werk. Met de achterliggende bedoeling dat ze zich eigenaar zouden gaan voelen van een proces en van daaruit het gesprek zouden aangaan met anderen. Eigenaarschap als kapstok voor het geven van feedback. De praktijk was echter anders. De resultaten van “gewoon doen” waren mooi, maar verdwenen ook weer. Want mensen voelden zich geen eigenaar. Dat willen we deze keer voorkomen.’

Communicatie

Voor Liesbeth staat eigenaarschap vooral voor loslaten. ‘Dat kost me niet veel moeite, want ik heb er alle vertrouwen in.’ Petralien beaamt dat: ‘Wij krijgen van Liesbeth echt de ruimte. Voor ons betekent eigenaarschap dat we onze verantwoordelijkheden nemen. We hebben een enthousiast team, dus dat loopt goed. Een prettig neveneffect van de nieuwe manier van werken vind ik de heldere communicatie. Als EVV’er ben ik de schakel tussen Liesbeth en de teams. Doordat Liesbeth nu leidinggevende is van alle locaties in Wezep is de informatie altijd eenduidig en allesomvattend. Zodat ik het weer goed kan doorspelen naar mijn team of naar de bewoners en mantelzorgers.’

360 graden feedback

Eigenaarschap is bij Viattence ook verbonden met feedback geven. De organisatie werkt hard om dat naar een hoger plan te tillen. ‘De EVV’ers spelen nu bijvoorbeeld een intervisiespel’, vertelt Liesbeth. ‘Ze leren niet alleen goede punten van elkaar te benoemen, maar ook leerpunten of minder sterke punten. Zo leren ze binnen hun eigen veilige EVV-groepje feedback te geven. Dat kunnen ze vervolgens uitbreiden naar andere teamleden.’

Daarnaast wil Viattence volgend jaar de methodiek 360 graden feedback gaan hanteren voor de jaargesprekken. ‘Medewerkers vullen dan een formulier in over hun eigen functioneren en over dat van collega’s. Deze jaargesprekken wordenn in eerste instantie door mij begeleid. Hierbij is het van belang dat teamleden niet alleen maar lief en aardig tegen elkaar zijn, maar ook echt iets van elkaar vinden.’

Medewerkers volgen ook lessen in het goede gesprek. ‘Ze leren een goed gesprek te voeren met bewoners en mantelzorgers, en met collega’s. Durven zeggen wat ze vinden, op een goede en redelijke manier.’ Wanneer medewerkers dat onder de knie hebben is het de verwachting dat zwaarwegende of opvallende dingen structureel onderwerp van gesprek zijn. 'Dan wacht men niet tot het jaargesprek. Dat zet alleen nog de puntjes op de i.'

Cliëntportaal

In het verlengde van het goede gesprek ligt rapporteren. In januari wil Viattence starten met een cliëntportaal, waarop de familie kan inloggen en de rapportages over vader of moeder kan lezen. Ook de nieuwsbrief en foto’s kunnen via het portaal worden gedeeld. ‘Daarvoor moeten we wel een schepje boven op onze rapportages doen’, aldus Liesbeth. ‘Iedereen rapporteert netjes hoor, alleen nog niet altijd vanuit de bewoner. Nu schrijven medewerkers nog vaak “gb” na hun dienst. Dat staat voor “geen bijzonderheden”, maar wij zien het als “geen belangstelling”. Dat willen we dus niet meer. Want het is voor de familie juist leuk om te lezen dat vader of moeder lekker gegymd heeft, een spelletje heeft gespeeld of met de buurvrouw heeft gekletst. Het zijn kleine dingen die voor familie van wezenlijk belang zijn.’

Gezellige avond

Het team van Petralien heeft het afgelopen jaar veel geïnvesteerd in de betrokkenheid van mantelzorgers en familie bij hun groep. ‘Vóór de opening van onze locatie organiseerden we al familiebijeenkomsten, om het belang van hun betrokkenheid te benadrukken. We hebben ook enquêtes gehouden. Familieleden konden aangeven waar we steun konden verwachten. Want wij denken dat iedereen iets kan bijdragen. Variërend van een keer per week helpen bij het ontbijt, tot een keer per maand assisteren bij een activiteit of een keer per 2 maanden koken. Er past altijd wel iets in de agenda.’

De praktijk wijst uit dat het zo is. Van alle 8 bewoners uit de groep van Petralien is er minstens één familielid dat regelmatig helpt. Om ze daarvoor te bedanken organiseert het team binnenkort een gezellige avond. ‘De bewoners hebben gekozen wat we gaan doen. Het wordt een Chinees buffet en daarna bingo. Elke bewoner mag 4 mensen uitnodigen, daarvoor maken we nu samen kaartjes.’ Het is een mooi voorbeeld van hoe het team dingen zelf oppakt. ‘We voelen ons eigenaar, want we zijn ons ervan bewust hoe belangrijk mantelzorgers zijn om kwaliteit van leven te kunnen bieden. En we krijgen de ruimte om daar invulling aan te geven.’

Interview door Ingrid Brons

Meer weten

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg