invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Roomburgh: van strategie tot zelforganisatie

Gepubliceerd op:

Klein en betrokken: het is een omschrijving die ouderenzorgorganisatie Roomburgh in Leiden prima past. De organisatie heeft niet stilgestaan. Met hulp van In voor zorg! zette Roomburgh belangrijke stappen naar een bestendige toekomst: van verzorgingshuis naar verpleeghuis, van hiërarchische organisatie naar lerende organisatie, van afdelingsgericht werken naar werken in zelfverantwoordelijke teams, en van sturend middenkader naar faciliterend en coachend middenkader.

Op 29 september 2015 sloot Roomburgh haar In voor zorg-traject af. Een impressie van geleerde lessen en doorgaan op de ingeslagen weg.

Strategie

De start van het In voor zorg-traject van Roomburgh stond in het teken van strategie. Bestuurder Ruud Stuurman: ‘We hebben veel gepraat over de organisatie die we willen zijn. Bijvoorbeeld hoe belangrijk onze identiteit is. We hebben en houden een rooms-katholieke signatuur. In onze kapel kunnen bewoners elke dag een mis bijwonen. We spraken ook over zelfstandigheid en levensvatbaarheid. Dat we binnenkort starten met nieuwbouw houdt verband hiermee. We krijgen 40 zorgappartementen erbij. Die schaalvergroting was voor onze strategie heel belangrijk.’ Adjunct-directeur en projectleider Martijn Steysel vult aan: ‘Dat betekent niet dat we zonder nieuwbouw niet overleven. We hebben nu 100 plaatsen, de basis is op orde en we zijn in control. Vandaaruit gaan we groeien.’

Kleinschalig wonen

De nieuwbouw volgt op een renovatie die begin 2014 werd afgerond. Dat was ook het moment dat Roomburgh in het diepe sprong met een nieuwe manier van werken: kleinschalig wonen voor pg-cliënten. Bianca Alkemade, teamcoach van de teams kleinschalig wonen, vertelt: ‘Dat was best heftig. Voor de renovatie was groepsverzorging ons uitgangspunt, nu kregen we 6 huiskamers. Bovendien ging iedereen ‘in de zorg’, ook de medewerkers welzijn. Samen met de medewerkers hebben we kleinschalig wonen ‘ingericht’ en ons eigen gemaakt. Bijvoorbeeld door vaste, zelfverantwoordelijke teams te vormen, met dezelfde gezichten. Duidelijk en overzichtelijk. Familieleden zijn daar heel tevreden over. Net als over de korte lijnen, ze weten nu bij wie ze moeten zijn.’

Denktank

De overgang naar kleinschalig wonen ging niet zonder slag of stoot. Roomburgh richtte een denktank op om knelpunten te signaleren. En om medewerkers mee te krijgen. Bianca Alkemade: ‘Medewerkers werken hier vaak lang, 25 jaar is geen uitzondering. Toen we het toekomstbeeld presenteerden en vertelden wat we van medewerkers verwachtten, zeiden ze “mogen we meedenken? Leuk hoor, maar wordt er ook geluisterd?”. De denktank maakte een actieplan, met knelpunten als het nemen van pauzes en personeelstekort. De ommekeer kwam toen de staf, inclusief de bestuurder en de adjunct-directeur, bereid bleek te zijn in te vallen. Zodat medewerkers hun pauzes konden nemen. Voor hen was het de erkenning dat ze ertoe doen. Ze kregen er vertrouwen in.’ Ruud Stuurman beaamt dit: ‘En het invallen is waardevol! Het is een mooie manier om de lijnen korter te maken. En het draagt bij aan betere communicatie.’

Reiskoffer

In navolging van de teams kleinschalig wonen, gingen ook de afdelingen somatiek werken in zelfverantwoordelijke teams. Alle teams – kleinschalig wonen en somatiek – kregen bij de start een reiskoffer met reisdocumenten. Om zelf mee aan de slag te gaan. In voor zorg-coach Annemiek Janzen: ‘We gaven ze mee dat het er niet om gaat of je wel of geen fouten maakt, maar hoe je met fouten omgaat. Dat was wel een eyeopener.’ In de koffers troffen de medewerkers ook sterrollen. Welzijn is bijvoorbeeld een sterrol, maar ook vergaderen, roosteren en facilitaire zaken. Krista Vliegenthart, teamcoach van de teams somatiek, vertelt: ‘Eerst schrokken de medewerkers van de koffer. De verantwoordelijkheid voor veel taken werd ineens bij de teams neergelegd. Ook de verdeling van de sterrollen was lastig, net als de grenzen van een sterrol. Nu heeft alles meer vorm en merken we dat ze zich de rollen eigen maken. Vergaderingen organiseren ze helemaal zelf. Ook weten teamleden welke vragen ze bij wie kunnen neerleggen.’ De manier van coachen die Bianca Alkemade en Krista Vliegenthart daarbij hanteren is ‘ertussen, niet erboven’. ‘We zitten echt in de teams.’ En om te voorkomen dat kleinschalig wonen en somatiek afzonderlijke eilanden worden, is er veel oog voor samenwerking. ‘De roosterplanners kleinschalig wonen en somatiek werken goed samen. En als somatiek vergadert komt er iemand van kleinschalig wonen bij zitten, en andersom.’

Verpleegkundigen

Roomburgh maakte een speciaal expertiseteam, met onder meer de verpleegkundigen, dat beschikbaar is voor het hele huis. Dit was een bewuste keuze. Nu Roomburgh steeds meer opschuift richting verpleeghuis, neemt ook de zorgzwaarte van cliënten toe. Expertise wordt dan steeds belangrijker. Martijn Steysel: ‘Nu vangt het expertiseteam dat op. Het is een goede manier om kennis te borgen. Op termijn willen we echter meer verpleegkundigen in dienst nemen, die dan ook deel uitmaken van de zorgteams.’

Kwaliteit

Leidy van der Lans is kwaliteitscoördinator van Roomburgh. De nieuwe werkwijze werkt ook door in haar registers. ‘Ik verzamel alle klachten en incidenten. En ik check of ze worden afgehandeld. Pas dan sluit ik ze af. Laatst viel het me op dat er zo weinig klachten zijn. Ik heb Bianca gebeld of dat wel klopte.’ Bianca Alkemade lacht: ‘Er zijn gewoon minder klachten. Dat merken we ook in het multidisciplinair overleg. Daar klaagden familieleden altijd over de wisselende gezichten en andere onduidelijkheden. Die zijn er nu niet meer.’ Ook uit de externe audit kwamen waarderende geluiden. Leidy van der Lans: ‘Een van de auditors was een jaar geleden ook bij ons. Ze was erg onder de indruk van de huidige veranderingen.’

Leiderschap

Bij de nieuwe manier van werken hoort ook een andere leiderschapsstijl. Martijn Steysel: ‘Het was absoluut wennen om de teams zoveel vrijheid en verantwoordelijkheid te geven. Achteraf moet ik erkennen dat we dit veel eerder hadden moeten doen. En doordat ik de agenda en notulen van alle teamvergaderingen krijg, weet ik nu meer dan eerst. Terwijl ik vroeger juist dacht dat ik van alles op de hoogte was, omdat ik heel operationeel bezig was. Ik bemoeide me met klachten, roosters, uitzendkrachten. Nu dat wegvalt, begin ik ruimte in mijn agenda te krijgen.’ Die ruimte kan Martijn Steysel vullen met het opzetten van een nieuwe structuur op managementniveau en het realiseren van een behandelteam. ‘Zorginkoop, jaarplan en begroting moeten synchroon lopen. Dat is een van de uitdagingen waaraan we willen werken.’

Logische ontwikkeling

Voor bestuurder Ruud Stuurman, die al 28 jaar aan het hoofd van Roomburgh staat, is de tegenstelling tussen de oude en de nieuwe manier van werken veel minder groot dan mensen denken. ‘Goede veranderingen heb ik altijd omarmd. Waar we nu in zitten is een logische ontwikkeling, een antwoord op veranderend overheidsbeleid en een veranderende tijdgeest. Ik geef medewerkers de ruimte en ben trots op wat ze presteren. Ik vind het mooi om mensen te zien opfleuren.’ Hij benadrukt dat de afsluiting van het In voor zorg-traject niet betekent dat de organisatie klaar is. ‘Onze coach Annemiek Janzen blijft nog tot het eind van het jaar.’ Roomburgh wil die tijd vooral benutten om aan de cultuur te werken. Martijn Steysel: ‘De teams staan, de roosterplanners functioneren goed, maar op het gebied van samenwerking en teamspirit hebben we nog een slag te slaan. En dat is niet zo verwonderlijk. Want het is allemaal heel hard gegaan voor de medewerkers. Als je 20 jaar op een bepaalde manier hebt gewerkt, valt het niet mee om in een beperkte tijd te veranderen. Tegelijkertijd zien we de medewerkerstevredenheid toenemen. En er ontstaat rust in de organisatie. We zijn op de goede weg.’

Interview door Ingrid Brons

Meer weten

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg