invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Groenhuysen: Werken in de driehoek team-coach-manager

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Stichting Groenhuysen voerde de afgelopen jaren grote organisatorische veranderingen door. Van een sterk hiërarchische organisatie transformeert Groenhuysen naar een organisatie die de mens centraal zet. Zelfregulerende teams vormen de basis. Coaches begeleiden de teams. Tegelijkertijd kiest de organisatie er bewust voor het management in stand te houden. Wat betekent dat voor de driehoek team-coach-manager? En wat doet een ‘manager 2.0’? Intern projectleider Annemarie de Backer licht het toe. Manager Karin Ernest, teamcoach Esther van Dooren en zorgcoördinator Hanneke van Eekelen reflecteren in afzonderlijke verhalen op hun positie in de driehoek.

Planetree

Stichting Groenhuysen zet zich in voor ouderen in de regio West-Brabant. Ongeveer 2.300 medewerkers bieden zorg en ondersteuning aan 4.000 cliënten. Het aanbod varieert van gemaks- en comfortdiensten tot intensieve zorg, bij mensen thuis en in woonvoorzieningen.

Groenhuysen ziet veel veranderingen op zich afkomen. De trend en politieke wens is dat cliënten langer thuis blijven wonen. Dat heeft gevolgen voor de organisatie. Groenhuysen besloot het gedachtegoed van Planetree te introduceren. In deze visie op mensgerichte zorg staat de mens voorop. ‘Want om als organisatie te kunnen blijven bestaan is de relatie met de klant essentieel’, legt intern projectleider en manager projecten Annemarie de Backer uit. Al snel bleek dat de Planetree-methode ook om een andere manier van organiseren vroeg. ‘Groenhuysen was altijd een sterk hiërarchische organisatie, met een grote staf. Voordat je het weet zijn staf en organisatie leidend in plaats van de klant. Als je de klant echt centraal wil stellen, moeten de verantwoordelijkheden laag in de organisatie liggen. Zodat medewerkers de ruimte krijgen in te spelen op de wens van de klant.’ De keuze voor zelfregulerende teams was vervolgens niet meer dan logisch.

Ontwikkelgericht

Sinds mei 2014 zijn 5 locaties met in totaal 35 teams op weg naar zelfregulering. Een aantal coaches begeleidt de teams daarbij. Groenhuysen volgt een ontwikkelgerichte aanpak, waarbij leren van ervaringen centraal staat. Dat geldt voor de teams, die zich gaandeweg eigen moeten maken hoe zelfregulering werkt, maar ook voor de driehoek team-teamcoach-manager. Want wat doet de coach en wat doet de manager? En hoe verhouden team, coach en manager zich tot elkaar? Dat Groenhuysen het management in stand houdt, is een bewuste keuze. Annemarie: ‘7 jaar geleden hebben we een grote reorganisatie gehad. Toen zijn we naar een tweelaags model gegaan, zonder directeuren en teamleiders. Nu ook nog de managers ertussen uit halen zou niet verstandig zijn. In deze complexe tijd met veel veranderingen is een laag tussen de teams en de raad van bestuur echt nodig. Maar de rol van de manager verschuift wel.’

Manager 2.0

Van de 40 managers die 7 jaar geleden bij Groenhuysen werkten, zijn er nu nog zo’n 25 over. ‘Dat is het resultaat van geleidelijk verloop en in enkele gevallen van gerichte sturing. Ook zijn managers weggegaan omdat ze liever iets anders gingen doen met het oog op alle veranderingen in de zorg’, vertelt Annemarie. Diezelfde veranderingen vragen om een ander type leiderschap. ‘Onze managers stonden altijd dicht op de werkvloer. Daar stappen we nu vanaf, door een nieuw profiel te ontwikkelen. In een gezamenlijke sessie hebben alle managers meegedacht over de behoeften van de teams en van henzelf. Daar kwam een aantal thema’s uit, zoals dienend leiderschap, inspireren, procesbegeleider, innovatie en werken in een keten of netwerk.’ De strategisch HR adviseur verwerkt deze input in een nieuw profiel, dat naar verwachting eind dit jaar gereed is.

Samenspel

Groenhuysen onderzoekt nu wat binnen het nieuwe profiel een reële span of control voor de manager is. Annemarie: ‘De meeste managers hebben al meerdere locaties onder zich. Daardoor maken ze als vanzelf een terugtrekkende beweging. Wat weer past bij medewerkers meer ruimte geven.’

Ook onderdeel van het managersprofiel is de verhouding team-coach-manager. ‘Naast zelfregulering en de veranderende rol van de manager zijn de coaches hierin het nieuwe element. Zij hebben een ondersteunende rol, naast de teams en naast de managers. Het is een interessant samenspel. Want de relatie moet gelijkwaardig blijven en de communicatie open en transparant. De coach moet ervoor waken zich niet voor het karretje van de manager of het team te laten spannen.’ Een coach heeft bij Groenhuysen een aanstelling van 12 uur per week en coacht 6 tot 8 teams. Bij aanvang had elk team ongeveer 10 uur ‘coachtijd’ per maand. Inmiddels is dit gehalveerd. Een deel bestaat uit vaste momenten, een deel kan het team flexibel inzetten.

Verbinding met de bewoner

De eerste 35 teams zijn nu anderhalf jaar onderweg en in januari 2016 gaan de volgende 30 teams over op zelfregulering. ‘We zijn nog volop in ontwikkeling, maar hebben ook al veel geleerd. Die leerpunten kunnen we straks alvast meenemen.’ Annemarie doelt op de open insteek die Groenhuysen bij de eerste teams hanteerde. ‘De teams waren “in the lead”, zij mochten aangeven wat ze nodig hadden.

Achteraf gezien is deze aanpak te open geweest. Bijna alle teams focusten op communicatie en onderling gedrag. En raakten daarbij het doel van zelfregulering uit het oog, namelijk de verbinding met de bewoner. Terwijl we juist de cliënt centraal willen stellen en daarnaar willen handelen. Zelfregulering is geen doel op zich, maar een middel om te komen tot goede zorg. We gaan het nu dus meer structureren.’ Daarvoor is sterkere sturing nodig. ‘En dat is – weten we nu – typisch een taak van de manager: kaders stellen, richting geven aan de opdracht van het team. Zodat de teams weten waarom ze het doen en weten wat er van hen wordt verwacht.’

Interview door Ingrid Brons

Meer weten over de driehoek team-coach-manager?

De komende 2 weken verschijnen blogs van manager Karin Ernest, teamcoach Esther van Dooren en zorgcoördinator Hanneke van Eekelen, waarin zij reflecteren op hun positie in de driehoek:

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg