invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Catharina Stichting kiest met Rijnlands gedachtegoed eigen koers

Gepubliceerd op:

Het Rijnlands gedachtegoed past uitstekend bij de zorgsector. Dat althans, is de mening van Catharina Stichting in Westelijk Voorne. Sinds 2014 werkt zij op organische wijze aan een besturingsconcept dat geïnspireerd is op het Rijnlands gedachtegoed. Hieronder verstaat Catharina Stichting kort gezegd dat de eigen regie bij zowel de cliënt als bij het team ligt, waarbij verbinding, vertrouwen en vakmanschap centraal staan. Dit alles om tot (nog) betere zorg te komen.

Catharina Stichting is een bescheiden (thuis)zorg- en welzijnsorganisatie met als werkgebied Westelijk Voorne in Zuid-Holland. Catharina Stichting heeft 300 medewerkers in dienst voor circa 450 cliënten en bewoners. Daarnaast zijn ruim 550 vrijwilligers aan de organisatie verbonden. Locaties zijn te vinden in Brielle, Oostvoorne en Rockanje.

Maakbaarheid

In voor zorg! spreekt in Oostvoorne met bestuurder Nic Heijlands (sinds 2012), gebiedsmanager Leona Ouwehand (sinds mei 2015) en de interne coaches Marike van Waas (voormalig teammanager) en Jolize Moerman (voormalig locatiemanager).
Heijlands legt uit waarom Catharina Stichting het Rijnlands gedachtegoed omarmt. ‘Ten eerste moeten wij ons voorbereiden op de maatschappelijke ontwikkelingen die ook de zorgsector raken. Daarnaast was er bij ons, net als bij veel andere zorgorganisaties, vanuit het idee van maakbaarheid een systeemachtige benadering ingeslopen. Er werd van bovenaf gecommandeerd en gecontroleerd. Het vertrouwen in het vakmanschap van de medewerkers was zeer beperkt. Met als gevolg dat er 2 werelden waren ontstaan zonder veel verbinding: het management en de staf enerzijds, het primaire proces anderzijds. Dat werkt niet, in elk geval niet voor ons.’

Zelfsturende teams als middel

‘Als we een toekomstbestendige organisatie willen zijn met betekenis voor de regio’, vervolgt de bestuurder, ‘dan hebben we vakbekwame en zelfstandige medewerkers nodig. Die moeten het vertrouwen en de ruimte krijgen om als team de zorg te leveren waar cliënten en bewoners behoefte aan hebben. Die zich verantwoordelijk voelen voor de kwaliteit van die zorg. Dus zelfsturende teams; echter niet als doel, wel als middel.’

Op eigen wijze

Catharina Stichting riep de hulp van In voor zorg! in, al kostte dat in eerste aanvang wat moeite. ‘Formats en stappenplannen staan haaks op wat wij wilden en onze beoogde organische manier van veranderen’, verklaart Jolize Moerman. Overleg met In voor zorg! leidde tot een werkbare oplossing en de In voor zorg-coaches Harriët Ordelman en Christina Bierma konden half 2014 aan de slag.

Geen teammanagers

Ondertussen had de organisatie zelf al stappen gezet om tot zelfsturende teams te komen. De laag van teammanagers werd eruit gehaald en in plaats van locatiemanagers kwamen er 2 gebiedsmanagers. Ook nieuw waren de 2 interne coaches. Jolize Moerman en Marike van Waas solliciteerden en kregen de functie.

Spanningsveld

Moerman: ‘We hebben Harriët gevraagd ons te coachen zodat wij de zelfsturende teams kunnen coachen. Daarnaast volgen we een opleiding. Dat leverde wel weer een spanningsveld op omdat we eigen ideeën kregen over de aanpak. Dit hebben we in goede harmonie kunnen oplossen.’

Rijnlandse dag

In het begin bezochten medewerkers groepsgewijs organisaties en bedrijven (zelfs een krokettenfabriek) die volgens het Rijnlands gedachtegoed werken. Later in het traject deed Ordelman dit. Leona Ouwehand: ‘Harriët maakte waardevolle verslagen met bruikbare leerpunten, zonder dat we zelf mee op bezoek hoefden.’ Een aantal van deze organisaties en bedrijven is uitgenodigd om presentaties te geven op de Rijnlandse dag die Catharina Stichting in november organiseert.

Bevestiging zoeken

Inmiddels groeit het besef bij de teams wat verantwoordelijkheid inhoudt. Dat je bijvoorbeeld ook financieel kunt sturen door handig (en verantwoord) met uren om te gaan. ‘Natuurlijk stellen ze nog wel vragen over allerlei kwesties, dat lijkt meer te zijn om bevestiging te krijgen dan dat ze het echt niet weten’, stelt Van Waas vast. ‘Niet elk teamlid is even enthousiast over de nieuwe werkwijze’, vertelt Moerman. ‘Als iemand haar verantwoordelijkheid niet neemt of niet functioneert, heeft het team als geheel daar nu meer last van dan voorheen. Daar komen vragen over.’

Afspraken maken

Die vragen kunnen de teams gewoonlijk zelf oplossen door binnen de kaders met elkaar afspraken te maken. Ouwehand is er duidelijk over: ‘Ik reageer pas als er een teambesluit ligt dat past binnen hun afspraken. Zo kan een team binnen alle redelijkheid een opkomstplicht voor het teamoverleg opstellen. Houdt een teamlid zich daar, ondanks herhaalde waarschuwingen, niet aan, dan ligt de bal bij mij en volgt er een gesprek. Er zijn inderdaad medewerkers opgestapt. Bijvoorbeeld omdat ze vlak voor hun pensioen zaten en niet meer wilden veranderen. Of omdat ze alleen zorg willen leveren en niet de verantwoordelijkheden erom heen. Die mensen zijn vaak oproepkracht geworden of bij een uitzendbureau terechtgekomen.'

Zelf oplossen

Ouwehand heeft niet het gevoel dat ze moet terugvallen in de rol van aansturende manager. ‘Dat teams de ruimte krijgen en keuzevrijheid hebben, werkt echt. Ik zie de teams groeien in het nemen van verantwoordelijkheden voor betere zorg. Het helpt dat ik op verschillende locaties zit en dus niet altijd ter plaatse ben. Mensen gaan vraagstukken dan toch zelf oplossen. Soms is er nog behoefte aan sparren en bevestiging. Delegeren is zeker niet hetzelfde als loslaten; het is anders vasthouden. De kaders geven handvatten en ze kunnen gebruikmaken van ondersteuning van de coaches, staf en manager als dat nodig is.’

Vertrouwen in vakmanschap

De beide coaches op hun beurt roemen de samenwerking en de ruimte die ze krijgen. ‘In vergelijking met de verhalen van onze medestudenten hebben we bij Catharina Stichting veel openheid en overleg met medewerkers uit het primaire proces, de staf en het management. Dit gebeurt vanuit het vertrouwen in ons vakmanschap.’

Ondersteunende diensten

Onlangs hebben de ondersteunende diensten zich tot 1 zelfsturend team uitgeroepen, met Heijlands als manager. Ook zij doen een beroep op de interne coaches. Het is voor hen niet eenvoudig om de teams als cliënt te zien. Daarnaast zullen ze een balans moeten vinden in de uniformiteit die hun werk kenmerkt en de werkwijze van de teams.

Voorbeeld

Moerman noemt de opleidingskalender als voorbeeld. ‘De teams bepalen mede waar behoefte aan is. Een mailtje om te reageren op het cursusaanbod vlak voor de zomerdrukte en met een vrij krappe deadline werkt niet. Medewerkers willen meer achtergrondinformatie, bijvoorbeeld over de toegevoegde waarde van de cursus is en of die bijvoorbeeld onderdeel is van hun kwalificatie. Zij hebben immers hun eigen verantwoordelijkheid om hun niveau bij te houden en te laten registreren. Pas daarna kunnen ze hun opleidingsbehoefte aangeven.’

Nog nieuw

‘Het is nog voor iedereen de eerste keer’, verzacht Ouwehand. ‘We moeten nog veel zaken bedenken, doelen vaststellen en kaders bepalen. Die scheppen duidelijkheid en dan kunnen we resultaten en successen benoemen.’

Organisch veranderen

‘Die resultaten en successen moeten leiden tot betere zorg en de zelfsturende teams zijn het middel’, benadrukt de bestuurder nog maar eens. ‘Naar mate de teams meer verantwoordelijkheid nemen, zal de overhead kleiner worden. Dat gaat wel nog jaren duren. Teams zijn nu nog veel met zichzelf bezig, het kost ook veel energie om te veranderen. Toch zien we dat ze ook het gezamenlijke belang steeds vaker herkennen. En we realiseren ons dat er per team “terugval” kan ontstaan als de samenstelling verandert. Ook de wet- en regelgeving kan invloed hebben. Kortom, we leren nog steeds en doen dit op organische wijze.’

Interview door Inge Heuff

Meer weten

 

Dossier(s)

Tags

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg