invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Archipel Kanidas verlaagt administratieve druk en vergadert efficiënter

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Archipel zet sinds 4 jaar organisatiebreed in op Cliënt in Regie en heeft daarvoor een programma opgezet. Daarbinnen is in samenwerking met In voor zorg! een coachingstraject op de werkvloer ontwikkeld. Parallel hieraan liep een ander traject, dat gekoppeld is aan het coachingstraject. Archipel heeft namelijk aan zowel cliënten, mantelzorgers als medewerkers gevraagd of het systeem van het zorgleefplan en het multidisciplinaire overleg bijdraagt aan de versterking van eigen regie door de cliënt.

Hieruit bleek dat het merendeel van alle 3 de groepen het zorgleefplan als ‘eigendom van de organisatie’ bestempelde en niet als een instrument van de cliënt. Dat had onder andere te maken met een hoog gehalte beleidstaal en vakjargon, onvoldoende gericht zijn op de wensen, vragen en mogelijkheden van cliënten en de bureaucratie die er uit voortkomt.

Deze bevindingen onderstreepten de noodzaak en de wens om het anders te doen. Archipel koos ervoor om hands-on met het thema aan de slag te gaan. Hoe? Door te experimenteren met manieren en methoden die door enthousiaste medewerkers werden aangedragen. Het verhaal van Guido van Laere, arts bij Archipel Zorggroep is daar zo’n voorbeeld van.

Administratieve druk

De groeiende administratieve druk in de zorg kost onevenredig veel tijd. Guido van Laere, arts bij Archipel Zorggroep, heeft met 2 contactverzorgenden daarom een alternatieve werkwijze voor het Zorgleefplan (ZLP) en multidisciplinair overleg (MDO) opgezet.

Als behandelaar is Van Laere niet direct betrokken geweest bij het traject Cliënt in Regie van Archipel. Wel constateerde hij dat de administratieve druk op iedereen steeds groter werd. ‘Ik werk nu 2 jaar als arts bij Kanidas, een woonzorgvoorziening voor dementerenden van Archipel Zorggroep in Best. Als behandelaar voel ik me heel betrokken bij onze cliënten. Ik zag dat contactverzorgenden ruim 20 tot 30% van hun tijd kwijt waren aan rapporteren. In dossiers zaten soms wel 85 formulieren, afgezien van alle verslagen. Wie leest dat allemaal en weet er de weg nog in te vinden? Voor mij is dan de balans zoek.’

Archipel Zorggroep

Archipel is een middelgrote zorgorganisatie voor ouderen en mensen met chronische beperkingen in Eindhoven en directe omgeving. Er zijn 11 intramurale locaties en 2 kenniscentra. Daarnaast levert zij zorg aan huis en organiseert zij dagbesteding. Archipel heeft ruim 3.000 cliënten, 2.200 medewerkers, 1.350 vrijwilligers.

Vergaderfrustraties

Voor Van Laere zelf ging er steeds meer vergadertijd in zijn werk zitten. Dat ging ten koste van zijn tijd voor patiënten. Vergadertijd die naar zijn mening ook nog eens grotendeels inefficiënt was. ‘De psycholoog en ik hadden wekelijks een apart Zorg-Arts-Psycholoog (ZAP) overleg en dan was er ook nog het MDO.

De contactverzorgenden maakten lange verslagen die tijdens het MDO werden voorgelezen. Dit kostte hen veel tijd en was voor ons slaapverwekkend. Het gaat dan immers om “oud nieuws”.’ Het tijdstip van het MDO lag altijd vast, echter niet in overleg met de familie. En als de familie aanwezig was, dan bleef er na het voorlezen meestal geen tijd over om met hen zaken door te spreken. ‘Laat staan dat we in konden gaan op omstandigheden van onze cliënten die gerelateerd zijn aan de vroegere thuissituatie. Dat was voor hen en voor ons frustrerend.’

Tijd voor familieoverleg

De familie is voor Van Laere een bron van informatie. Zijn patiënten, vaak met zorgzwaartepakket 5 en soms 7, kunnen niet of nauwelijks nog hun wensen aangeven. Overleg met de familie, ook over hoe een cliënt voor zijn of haar ziekte leefde, is van belang om het de cliënt zo comfortabel mogelijk te maken. ‘Al heb ik daar wel een kanttekening bij, omdat dementerenden soms van karakter veranderen. Een dame die vroeger veel van winkelen en uitgaan hield, voelt zich nu misschien meer op haar gemak in een prikkelarme omgeving. Dat is voor haar man wel wennen.’

Vereenvoudiging

Samen met 2 contactverzorgenden heeft Van Laere onderzocht of de administratie- en overlegstructuur vereenvoudigd konden worden. Van Laere: ‘Ik was als huisarts gewend solistisch te werken, dus deze gezamenlijkheid was wel even wennen. Maar contactverzorgenden hebben vaak een veel beter beeld van de cliënt. Zij zijn onmisbaar als je dit goed wilt aanpakken’. Een vereenvoudiging moest meer tijd opleveren voor de omgang met cliënten en hun familie. En de dossiers moesten overzichtelijker worden.

Onleesbaar

Volgens de arts kostte de verslaglegging van het ZLP in de 4 domeinen – mentaal en lichamelijk welbevinden, dagbesteding en woon-, leefomstandigheden – in de oude opzet veel tijd en werd dit door vrijwel niemand gelezen. De familie had vaak moeite met het idee achter de domeinen en was dan ook meestal niet geïnteresseerd. De dagelijkse rapportages en de vele formulieren maakten de dossiers tot een onleesbaar geheel waar het moeilijk was om de relevante informatie snel terug te vinden.

Actueel MDO

De aanpassingen voor de overlegstructuur zijn eigenlijk eenvoudig. In het wekelijkse MDO worden alleen nog actuele zaken besproken. Deelnemers zijn de arts, psycholoog, dagbesteding en contactverzorgende of woonbegeleider. Andere behandelaren komen alleen op verzoek. Cliënten die geen acute problematiek hebben, komen in elk geval één keer per half jaar voor evaluatie in het MDO aan bod. Iedereen kan cliënten inbrengen, per afdeling worden ze besproken. En de vaste tijdblokken zijn afgeschaft, er wordt net zoveel tijd gebruikt als noodzakelijk is.

Familiegesprekken

De familie kan eventueel aanschuiven, maar voor hen zijn er nu gerichte familiegesprekken, afgestemd op hun agenda. Het initiatief ligt zowel bij de familie als bij (contact)verzorgende, woonbegeleider of behandelaar. De contactverzorgende zit altijd bij het familiegesprek, behandelaars alleen indien dat nodig is.

Verzorgingsblad

Ook de administratieve druk is verlaagd. De structuur van de domeinen is gehandhaafd, maar het verzorgingsblad is het belangrijkste document geworden. De lengte is beperkt tot maximaal 2 kantjes A-4 (download: voorbeeld verzorgingsblad (pdf)). De opzet is overzichtelijk en veranderingen worden direct, en altijd kort en bondig, vermeld. Achtergrondinformatie is terug te vinden in de gestructureerde beschrijving per domein, op 1 A-4tje. De familie is daar nauw bij betrokken.

Vragen, doelen en acties

Niet langer schrijft de verzorgende dus op dat iemand continent is, als hij dat altijd al was. ‘En ook niet dat iemand verzorgend gewassen is, want dat gebeurt bij de Kanidas altijd’, vertelt Van Laere. ‘Het gaat erom de relevante bevindingen te vermelden. Bijvoorbeeld dat iemand agressief was, of juist een heel goede dag had. En met een eenvoudig “vragen, doelen en actiesblad” waar noodzakelijke actuele informatie staat, kunnen we een cliënt goed volgen.’

Resultaten

Van Laere is tevreden met de resultaten die verrassend snel tot stand zijn gekomen. De administratieve tijdsdruk is fors afgenomen en dat komt ten goede aan de cliënten. Vergaderingen kosten minder tijd en geven meer voldoening. Het proces van afspraken verloopt doelmatiger en is actueel. Families hebben het gevoel dat ze echt gehoord worden met hun vragen en problemen. ‘Ook de contactverzorgenden voelen zich beter gehoord, nu de focus op de actualiteit ligt. Zij hebben meer ruimte gekregen om hun ervaring en kennis in te zetten. Omgekeerd hebben wij als behandelaars nu het gevoel dat de contactverzorgenden ons meer als teamlid beschouwen. We nemen vaker gezamenlijk beslissingen.’

Interview door: Inge Heuff

Meer weten

Dit is deel 2 van een 3-luik over Cliënt in de regie bij Archipel.

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg