invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Stichting PSW: resultaten In voor zorg-traject

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Stichting PSW constateerde dat veel van de zorg die zij op dit moment verleent 'overbodig' is. Er werd meer zorg geleverd dan geïndiceerd en waaraan behoefte was bij cliënten. De zorg kon dus efficiënter, waardoor kosten konden worden bespaard en werkprocessen vereenvoudigd. PSW wilde zich lean werken eigen maken; zo laag mogelijk in de organisatie en zo onafhankelijk mogelijk. De stichting vroeg In voor zorg! ondersteuning bij deze veranderopgave ‘naar eenvoud’. De grote transities in de zorg zouden daarbij de richting en het kader geven voor de definitie van de juiste ondersteuning.

Doorlooptijd

Het In voor zorg-traject van Stichting PSW is afgerond op 14 juli 2015.

Resultaten

Door de introductie van lean werken bij Stichting Pedagogisch Sociaal Werk (PSW) zijn geweldige resultaten geboekt op het gebied van veiligheid, zelfstandigheid van de cliënt en productiviteit. De echte waarde van het lean denken en werken zit hem voor PSW in de ontwikkeling van de mensen en de verbetercultuur. Dit is namelijk het doel voor de lange termijn. Het In voor zorg-traject heeft vooral bijgedragen aan bewustwording over hoe te verbeteren. Mensen zijn overtuigd geraakt van de nieuwe koers en is er dan ook een breed draagvlak voor lean werken binnen PSW.

Concreet heeft, in een periode van grote onzekerheden, bezuinigingen en transities, de innovatieve en cliëntgerichte strategie van PSW er voor gezorgd dat er in anderhalf jaar tijd:

  • meer dan 100 cliënten extra worden geholpen,
  • met tientallen medewerkers minder,
  • met dezelfde hoge kwaliteit.

Naast groei in bestaande markten, is het marktgebied van PSW uitgebreid met nieuwe regio’s en zijn nieuwe locaties gerealiseerd. Om dit te ondersteunen is voor het In voor zorg-traject een zevental verbeterdoelstellingen geformuleerd en opgepakt:

  1. Veiligheid verhogen
    Het medicatieproces is sterk verbeterd, de sociale veiligheid van betrokken teams is toegenomen en er wordt beter naar cliënten geluisterd
  2. Meer regie cliënten
    De eigen regie van cliënten is sterk toegenomen
  3. Meer autonomie medewerkers
    Medewerkers worden betrokken bij lean-plannen op A3-formaat, het eigenaarschap voor signaleren van problemen is toegenomen, medewerkers nemen meer beslissingen zelf, pakken zelf verbeteringen aan, zoeken zelf naar oplossingen en spreken elkaar aan op het nakomen van afspraken
  4. Verbetervermogen vergroten
    Er is een cultuur van continu verbeteren, enthousiasme en draagvlak bij medewerkers en management, inzet van verbeterbord - ook bij cliënten.
  5. Ontwikkeling leiderschap
    Er wordt meer op het proces gestuurd, leiderschap is gericht op verbeteren en ontwikkelen vanuit visie, medewerkers worden betrokken bij verbeteringen op de werkvloer, leidinggevenden hebben meer focus en stellen meer en betere vragen.
  6. Hogere productiviteit
    Besparing op verzuimbegeleiding, minder begeleidingsuren, tientallen verbetervoorstellen doorgevoerd om verspilling, overzorg en overproductie te elimineren. Elke teamleider heeft minimaal één procesverbetering doorgevoerd.
  7. Overheadreductie
    De overheadkosten als percentage van de omzet zijn gestabiliseerd op 18%, ondanks de omzetdaling.

Hoe de veranderingen binnen PSW worden beleefd door cliënten en medewerkers wordt duidelijk gemaakt in een viertal filmpjes (een filmpje per pilot):

Methode

De belangrijkste koerswijziging die is aangebracht ten opzichte van het oorspronkelijk plan is dat we de teamleiders in de lead hebben gezet, in plaats van de managers. Span of support en afstand tot de werkvloer van de managers bleek (in het begin) te groot, waardoor het risico er was op vertraging en verlies aan draagvlak. Teamleiders bleken zeer bevattelijk voor lean principes en hadden sterk de behoefte aan hulp en handvatten bij het - op een andere manier - verbeteren. De verspreiding is hierdoor opvallend snel gegaan, omdat teamleiders elkaar aanstaken en hielpen en snel in staat bleken het ‘vuur’ over te geven aan de teams.

Het traject is gefaseerd aangepakt, waarbij gestart is met de verandering door te voeren in 4 uiteenlopende pilots (een per manager), zoals hierboven genoemd: 

  • Ondersteund Wonen Roermond
  • Dagbesteding Weert
  • Woonbegeleidingscentrum in Weert 
  • Afdeling P&O.

Daarna zijn de volgende 4 locaties/afdelingen van start gegaan met een aangepaste aanpak, op basis van de geleerde lessen uit de pilots. Verder zijn alle managers en teamleiders getraind en begeleid bij het doen van hun eerste verbeterproject. De In voor zorg-coach heeft zich gericht op de 1:1 begeleiding van de teamleiders en managers, die vervolgens (teams van) medewerkers, ouders, en cliënten hebben betrokken. Ook de OR is inmiddels zelf betrokken bij het lean werken. Vele medewerkers zijn betrokken bij verbeterprojecten van de teamleiders. Hierdoor zijn uiteindelijk meer dan de helft van de 800 medewerkers, op de 49 locaties, en alle 40 leidinggevenden betrokken bij de verandering.

Wat heel goed heeft gewerkt is het gebruik van de metafoor van ‘de boot’. Dit hielp om een gezamenlijke taal te creëren om de benodigde veranderingen uit te leggen. Een taal die voor iedereen op alle niveaus te begrijpen is en te vertalen naar de eigen situatie. Dit heeft sterk bijgedragen aan de snelheid van verspreiding én de onderlinge samenwerking.

Vervolg

Stichting PSW gaat met het vizier op 2017 verder aan de slag met lean. Daarvoor ontwikkelden zij het A3: Plan voor vervolg lean transformatie 2015-2017 (pdf). 

Organisatie

Stichting Pedagogisch Sociaal Werk (PSW) biedt zorg en ondersteuning aan kinderen en volwassenen met een verstandelijke beperking. PSW werkt op 49 locaties in de regio Midden- en Noord-Limburg. Er zijn woonbegeleidingscentra, activiteitencentra, dagbestedingslocaties, kinderwoonvoorzieningen, kinderdagcentra, logeerhuizen en een leerwerkcentrum. Daarnaast biedt PSW verschillende vormen van ambulante zorg en ondersteuning.

Meer informatie

Dossier(s)

Tags

Publicaties

8 publicaties
In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg