invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Groenhuysen: Zelfregulering betekent loslaten

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Stichting Groenhuysen voerde de afgelopen jaren grote organisatorische veranderingen door. Van een sterk hiërarchische organisatie transformeert Groenhuysen naar een organisatie die de mens centraal zet. Zelfregulerende teams vormen de basis. Coaches begeleiden de teams. Tegelijkertijd kiest de organisatie er bewust voor het management in stand te houden. Wat betekent dat voor de driehoek team-coach-manager? Manager Karin Ernest reflecteert op haar positie in de driehoek.

‘Voor mij betekende zelfregulering dat ik moest loslaten: meer overlaten aan de teams, vragen teruggeven, hen aan het denken zetten, de regie bij de medewerker leggen. Medewerkers reageerden daar op. Ze vroegen zich af waarom ze dingen nu zelf moesten doen. Tegelijkertijd kwamen er coaches, die een deel van mijn taken overnamen. Het was (en is) zoeken naar wat de managers doen, wat de coaches doen en wat de rol is van het team. Die zoektocht is vooral ontzettend leuk. We lopen tegen heel veel zaken aan, maar dat schept ook duidelijkheid. En door de samenwerking wordt de verbinding steeds sterker.’

Geen vast traject

‘Vóór de zelfregulering waren we als manager veel aanwezig op de werkvloer. Naast onze managementtaken beantwoordden we vragen over het primaire proces. Medewerkers waren gewend dat we er altijd waren en dat ze direct vragen konden stellen. De overgang naar zelfregulering was daardoor een grote stap. Dat we geen vast traject volgden voor de overgang naar zelfregulering was aan de ene kant fijn. Het gaf ons immers de gelegenheid direct te kunnen inspelen op situaties. Maar het was ook moeilijk, want waar ga je precies naartoe? En medewerkers wilden juist graag weten wat er van ze verwacht werd, wat de kaders waren.’

Set afspraken als basis

‘Ik heb ervoor gekozen eerlijk aan te geven dat ik het ook niet precies wist. Maar dat we het samen gingen doen. Dat viel goed. Inmiddels is er wel meer duidelijkheid. Dat is fijn voor de teams die binnenkort gaan starten. Zij hoeven het wiel niet weer helemaal opnieuw uit te vinden.

We hebben bijvoorbeeld geleerd dat het belangrijk is om een set afspraken of kaders als basis te hebben. Om een voorbeeld te noemen: vroeger sprak ik medewerkers aan als ze niet aanwezig waren bij een bijeenkomst. Ik dacht dat het team dat nu zelf zou oppakken, samen met de coach. Die verwachting bleek niet helder te zijn, want op een gegeven moment vroegen medewerkers mij wanneer ik daar nou eindelijk iets van ging zeggen. Dergelijke misverstanden vertragen het proces.’

Zorgcoördinatoren

‘Heerma State heeft 20 woningen met ieder een eigen team. Van oudsher waren de zorgcoördinatoren de kartrekkers. Als zorgcoördinator regelden ze alles rondom de bewoners. Andere medewerkers hadden daar weinig tot geen rol in. Dit veranderde met de zelfregulering. De zorgcoördinatoren en teams hebben gesprekken gevoerd met de coach en trainingen gehad om te leren hoe de medewerkers zelf dingen kunnen gaan oppakken. Zoals de dossiers bijhouden en afspraken met de arts maken of gesprekken met familie voeren. We zien dit nu langzaam veranderen.’

Evenwicht

‘Het is belangrijk om het evenwicht te vinden tussen meer afstand nemen van de teams en toch in beeld houden wat er gebeurt. Maar ook: wat kan een team zelf doen en waar is het nog niet aan toe? En ondertussen denken we samen na of dat wat we doen wel bijdraagt aan goede zorg voor de bewoner.

Het verbeterplan LPZ (Landelijke Prevalentiemeting Zorgproblemen) is een voorbeeld. Ik had de uitwerking daarvan neergelegd bij de teams. In de gesprekken met de teams en coaches rees vervolgens de vraag of een verbeterplan nog wel de manier is om kwaliteit te verantwoorden. Kunnen we het niet beter of anders doen? Met minder administratie en meer regie bij de bewoner of de zorginhoudelijk vertegenwoordiger?’

Bewoner in beeld

‘Zelfregulering is een ontwikkeling waar ik veel energie van krijg, ook al moeten we nog veel zoeken. En die energie zie ik ook ontstaan bij de teams. Ze komen steeds vaker met goede ideeën naar mij toe. Er is een tijd geweest dat ik medewerkers langzaam het plezier in het werk zag verliezen. Omdat door alle administratieve rompslomp de bewoner steeds meer uit beeld verdween. Nu dagen we ze uit – en medewerkers elkaar ook – om op zo’n manier te werken dat de bewoner er beter van wordt. Als ik terugkijk naar anderhalf jaar geleden, is het wonderbaarlijk hoeveel er is veranderd. We hebben de medewerkers echt in beweging gekregen. Zelfregulering is een goede zet geweest.’

Blog door Karin Ernest, locatiemanager Heerma State, Stichting Groenhuysen

Meer weten

Meer weten over de driehoek team-coach-manager? Ook Esther van Dooren, teamcoach bij Heerma State en Hanneke van Eekelen, zorgcoördinator bij Heerma State, reflecteren op hun positie in de driehoek:


 

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg