invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Verslag workshop: Terugbrengen registratielasten voor zorgverleners

Gepubliceerd op:

Dat zorgverleners veel moeten registreren is algemeen bekend. En de roep om terugdringen van deze lasten is groot. Dat bleek ook uit de meldingen die binnenkwamen bij het meldpunt Verspilling in de zorg. Het programma Aanpak verspilling in de zorg ging ermee aan de slag. Daarnaast kunnen zorgaanbieders hun eigen organisatie onder de loep nemen: welke dingen of handelingen zijn overbodig? Stichting De Waalboog bracht het in de praktijk. Op het congres Invoering Wet langdurige zorg deelden Edith Snoey, voorzitter stuurgroep Aanpak verspilling in de langdurige zorg, en Toos Smulders, manager wonen en zorg van De Waalboog, hun ervaringen tijdens de workshop 'Terugbrengen registratielasten voor zorgverleners'.

Edith Snoey opent de workshop met een introductie van het programma Aanpak verspilling in de zorg. Dat ging in 2013 van start met een meldpunt Verspilling in de zorg. ‘Sinds die tijd kwamen ruim 21.000 meldingen binnen. Al die meldingen zijn verdeeld over drie hoofdthema’s: cure, care en genees- en hulpmiddelen. Voor elk thema is een aparte stuurgroep geformeerd.’ Snoey is voorzitter van de stuurgroep Aanpak verspilling in de langdurige zorg. ‘Een van de onderwerpen waar de stuurgroep zich over buigt is het papierwerk. Daar kwamen erg veel meldingen over. Eind 2014 verscheen het rapport 'Terugdringen registratielasten in de langdurige zorg' (pdf) met daarin ook aanbevelingen en goede voorbeelden.’ Snoey benadrukt dat de aanpak verspilling in de langdurige zorg inmiddels in de fase van ‘niet meer praten maar doen’ is. Omdat ‘doen’ vaak mede afhankelijk is van andere partijen, gaat het soms misschien minder snel dan gewenst. Ook roept ze zorgverleners op vooral te laten weten of de stuurgroep op de goede weg zit. Voor informatie verwijst ze naar verspillingindezorg.nl (externe link).

mensen in een workshopruimte

De Waalboog ruimt op

Toos Smulders neemt het woord over. Zij is manager wonen en zorg bij Stichting De Waalboog, een organisatie die verpleging en verzorging biedt. Ze verhaalt hoe De Waalboog heel praktisch aan de slag is gegaan met opruimen. Dit was onderdeel van het In voor zorg-traject Ruimte voor de professional. Ooit was De Waalboog een sterk op controle gerichte organisatie. ‘We schreven veel dingen voor. Met als gevolg dat onze medewerkers vooral uitvoerend waren, ze deden wat ze opgedragen werd.’ De Waalboog ging op zoek naar een nieuwe balans tussen controle en vertrouwen. Naast opruimen, bewandelde de organisatie nog vier andere sporen:

  • De missie en visie werd van twee A4’tjes teruggebracht tot een visiecirkel, geschreven in de taal van de medewerkers zelf. Smulders: ‘In één oogopslag is nu duidelijk waarom we er zijn, wat we doen en waar we naartoe willen.’
  • Ruimte aan de professional vroeg om een andere, meer coachende leiderschapsstijl.
  • De samenhang tussen strategie en uitvoering werd versterkt.
  • De Waalboog moest een lerende organisatie worden.

Fysiek en psychisch ruimte creëren

Maar voorop stond het spoor opruimen, met als doel de administratieve druk te verminderen en fysiek en psychisch ruimte te creëren. De Waalboog stelde zichzelf drie doelen:
1. Verminderen van het aantal projecten, commissies en werkgroepen met 50%.
2. Opruimen op de werkvloer. Smulders: ‘Hiervoor kreeg elke afdeling een afvalemmertje en een paar regels. Alle dingen waarvan ze dagelijks last hadden, mochten ze opruimen. Dingen die ze ooit zelf hadden bedacht, konden direct in de afvalemmer. De dingen die ze niet zelf hadden bedacht, mochten ze voordragen om opgeruimd te worden.’
3. Verminderen van het aantal protocollen en richtlijnen met 50%.

mensen luisteren naar een presentatie

Resultaten

De opruimactie was ambitieus, maar leverde behoorlijk wat op, vertelt Smulders. ‘Het primair proces was het uitgangspunt en er golden drie criteria: Is er sprake van meerwaarde voor de cliënt? Is er sprake van meerwaarde voor de medewerker? Of is het wettelijk vereist? Het aantal projecten, commissies en werkgroepen nam met 44% af. Op de afdelingen zijn 222 opruimacties gedaan en het opruimen gaat nog steeds door.’ Met de protocollen en richtlijnen is De Waalboog nog bezig. ‘Wel is besloten dat een protocol alleen zo mag heten als een handeling echt in een bepaalde volgorde moet worden gedaan. Omdat het anders gevaarlijk is bijvoorbeeld. Wij hadden meer dan 200 protocollen. Veel zijn inmiddels opgeruimd of hebben een andere naam gekregen.’ Dit zijn de harde resultaten. Minstens zo belangrijk zijn de zachte resultaten, aldus Smulders. ‘De teams ervaren meer regelruimte. Ze weten nu dat het ertoe doet wat zij van iets vinden. Ze leren anders te kijken en anders te doen, om de ‘waarom’-vraag te blijven stellen. Dat geeft discussie, beweging en dynamiek. En daar worden mensen enthousiast van.’

Snijden in wettelijke verplichtingen

De zaal reageert enthousiast op het voorbeeld van De Waalboog. Wel merkt een van de aanwezigen op dat het slechts een deel van de registratielasten van een zorgaanbieder betreft. ‘Ik ben het eens met “hoe minder protocollen hoe beter”. Maar over de verplichtingen die externe instanties ons opleggen heb ik niets gehoord.’ ‘Mensen uit de zorg hebben altijd het idee dat ze veel opgelegd krijgen’, antwoordt Toos. ‘Maar van alle dingen die onze medewerkers voorstelden om op te ruimen, hadden we twee derde zelf bedacht!’ Ze voegt toe dat snijden in wettelijke verplichtingen lef vereist. ‘Er zijn organisaties die bijvoorbeeld geen kwaliteitssysteem meer bijhouden en daar ook mee wegkomen.’ Uit de eigen praktijk geeft ze het voorbeeld van het zorgleefplan, dat volgens de regels van het zorgkantoor ondertekend moet worden. Omdat De Waalboog een digitaal systeem heeft, leidde dat tot veel extra werk in de vorm van printen, bijhouden welke zorgleefplannen ondertekend zijn, opsturen, scannen. De Waalboog heeft nu met het zorgkantoor afgesproken dat ondertekening ook digitaal mag, met een ‘vinkje’. ‘Dat scheelt enorm!’

Opdrachten aan de stuurgroep

In groepjes gaan de aanwezigen vervolgens in gesprek over vragen als ‘Wat heb je nodig om op te ruimen in de eigen organisatie?’ en ‘Hoe kun je registraties die je moet doen gebruiken om de kwaliteit van zorg te verbeteren?’. Een medewerker van een instelling voor beschermd wonen vertelt dat zij de urenverantwoording koppelen aan de rapportage. Zo is het verplichte registreren van tijd verbonden met de inhoud van de zorg. Hierdoor ervaren de medewerkers de registratie als minder belastend. Snoey geeft aan dat de stuurgroep nauwlettend in de gaten houdt of de nieuwe wetgeving ook leidt tot nieuwe regels en zo ja, of die regels relevant zijn. De stuurgroep streeft naar meer verantwoordelijkheid bij organisaties en medewerkers. Ze sluit de workshop af met een oproep: hebben jullie concrete opdrachten aan ons? Dat hebben de aanwezigen zeker. ‘Eenduidigheid tussen verzekeraars en gemeenten – en ook gemeenten onderling – zou al een berg aan registratie schelen.’ En ‘zorgverzekeraars en zorgkantoren moeten meer oog hebben voor de cliënt en dus voor het primaire proces’. En als laatste klinkt een pleidooi voor zorg op maat. ‘De Wlz maakt het mogelijk, maar zorgkantoren, verzekeraars en gemeenten beperken het juist weer. Controles van bijvoorbeeld de IGZ moeten gericht zijn op zorg op maat en niet op de beperkende regels van deze partijen.’ Deze 3 punten neemt de stuurgroep Aanpak verspilling in de langdurige zorg mee naar huis.

Verslag door: Ingrid Brons

Meer weten

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg