invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Verslag Bijeenkomst kwaliteit bij zelfsturing intramuraal

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

In de zorg hoort kwaliteit van leven van de cliënt centraal te staan. Daarom kiezen steeds meer organisaties voor zelfsturing. Want met zelfsturing stijgt de kwaliteit van leven, wordt het werk leuker en dalen de kosten. Wel zijn er nog ontwikkelpunten. Bijvoorbeeld, hoe bewaakt een zelfsturende organisatie de kwaliteit van zorg? En hoe houdt de organisatie haar medewerkers vakbekwaam? Oude kwaliteitssystemen blijken ontoereikend.

Birkhoven Zorggoed en Vivent kozen daarom voor visitatieteams en een Kennisplein. Ze vertelden erover op de bijeenkomst kwaliteit bij zelfsturing intramuraal op 26 januari in Utrecht. Een verslag.

Het Kennisplein van Vivent

Vivent is een verpleeg-, verzorgings- en thuiszorgorganisatie in Brabant. Er werken 1.600 medewerkers en 700 vrijwilligers. Samen zorgen ze voor 2.500 cliënten, waarvan 500 intramuraal. ‘Toen in 2010 uit een onderzoek op de werkvloer bleek dat de medewerkers de relatie met hun moederorganisatie waren verloren, besloot Vivent in te grijpen’, vertelt Ger Nouws, personeelsmanager bij Vivent. ‘Terug naar de bedoeling!’ heette het traject dat de organisatie in 2011 inzette. Met als belangrijkste boodschap dat niet het systeem bepaalt welke zorg wordt geleverd, maar de cliënt. En met als belangrijkste karakteristieken korte lijnen, eigen verantwoordelijkheid, medezeggenschap en leren door te doen.

Onderscheidend op de inhoud

Vivent reorganiseerde het management – van 7 naar 3 managers in de top en van 36 naar 9 op lager managementniveau. Begin 2013 startte een proef met 7 zelfsturende teams. In september 2013 gingen alle teams over op zelfsturing. Ger: ‘Een hectische periode, waarin het thema kwaliteit nog even op de achtergrond bleef. Maar het management dacht er al wel over na. We hadden en hebben namelijk de ambitie onderscheidend te zijn in de regio. En dat kan alleen op de inhoud.’

Het management verkende welke groepen binnen Vivent met kwaliteit bezig waren. ‘Het waren verschillende: het Bureau Opleidingen, het Kwaliteitsbureau, de senior verpleegkundigen, de gespecialiseerd verpleegkundigen. Stuk voor stuk kenners van kwaliteit, maar er bestond geen verbinding onderling.’ Daarom bracht Vivent alle kwaliteitsspecialisten samen en vroeg ze naar hun gezamenlijke visie op kwaliteit.

Kennis en krachten bundelen

Tijdens die bijeenkomst ontstond vanzelf enthousiasme, aldus Lonneke de Haan, divisiemanager bij Vivent. ‘Al snel opperden de aanwezigen het idee om de kennis en krachten te bundelen en een Kennisplein te maken. Het was eigenlijk een heel logische stap. We hadden namelijk al een Vraagbaak gemaakt waar de teams met administratieve vragen terechtkunnen. Voor de inhoudelijke vragen is er nu het Kennisplein.’ Een halfjaar geleden zijn alle partijen die met kwaliteit te maken hebben fysiek bij elkaar gaan zitten. Hun belangrijkste uitdaging is: hoe steunen we zorgprofessionals in moeilijke situaties zonder ze het eigenaarschap te ontnemen.

Gevraagd en ongevraagd advies

‘Het Kennisplein heeft de opdracht om met medewerkers mee te lopen en niet de verantwoordelijkheid over te nemen’, zegt Lonneke. ‘Want het doel is om het kennisniveau van de teams te verhogen.’ Alleen op de belangrijke thema’s BOPZ, hygiëne, medicatie en dossiervorming – de 4 risicodomeinen – mag het Kennisplein wel ongevraagd advies geven.

Daarnaast gelden een aantal randvoorwaarden. Het Kennisplein moet bijvoorbeeld goed bereikbaar zijn. ‘Het Kennisplein is bereikbaar tijdens kantooruren. Daarbuiten kunnen medewerkers contact opnemen met het VTT-team, het verpleegkundige technisch team, dat 24 uur per dag beschikbaar is.’ Andere voorwaarden zijn: samen oplossen, direct antwoord geven en werken als 1 team.

Digitale Kennisbank

Het had even tijd nodig maar het Kennisplein is nu goed in beeld bij de medewerkers, vertelt Lonneke. ‘Ook de medewerkers van het Kennisplein zelf geven aan dat het veel oplevert. Ze kennen elkaars expertise beter.’ Opvallend is dat de vragen nu vooral verpleegtechnisch zijn. En er zijn veelvoorkomende vragen die gemakkelijker afgehandeld kunnen worden. ‘Daarom zijn we bezig met een digitale Kennisbank, waar medewerkers het antwoord op eenvoudige vragen zelf kunnen vinden. Het Kennisplein houdt dan meer tijd over voor de echt moeilijke vragen. Zo ontwikkelen we het Kennisplein steeds verder.’

De visitatieteams van Birkhoven Zorggoed

Birkhoven Zorggoed is een kleine ouderenorganisatie in Amersfoort. In kleinschalige woonzorgeenheden wonen 80 mensen met dementie en 70 mensen met lichamelijke problematiek. Geertje Tuin, manager Zorg & Welzijn, vertelt dat de overgang naar zelfsturing organisch tot stand kwam binnen Birkhoven Zorggoed. ‘De teams waren al vrij zelfstandig en vroegen zelf om zelfsturing. Daaraan geven we nu vorm.’

De organisatie werkt met motto’s en plaatjes, die het proces duiden. ‘Wie kan sturen, zeilt bij elke wind’ is het motto van de zelfsturende organisatie. Het motto voor deskundigheid luidt ‘Een goed gevulde koffer’. Dat de cliënt de regie heeft, vertelt het motto ‘Ik word gezien en gehoord’.

Het thema kwaliteit

Binnen de kaders voor de zelfsturende teams is een aantal thema’s geformuleerd waaraan teams en management moeten werken. Kwaliteit is een van de thema’s, getiteld ‘1e klas’. Birkhoven Zorggoed beschrijft in 3 punten waar het om draait:

  • Als team zijn we verantwoordelijk voor kwaliteit.
  • We spreken met elkaar de te behalen resultaten af.
  • We voldoen aan wet- en regelgeving en interne afspraken.

Kwaliteit in enge zin versus kwaliteit in brede zin

Geertje benoemt het spanningsveld tussen kwaliteit in engere zin en kwaliteit in bredere zin. ‘Kwaliteit in engere zin is het stelsel van indicatoren dat van buiten wordt opgelegd. Denk aan de overheid, zorgkantoren, zorgverzekeraar, gemeenten, inspecties. Kwaliteit in bredere zin gaat over de kwaliteitsbeleving van cliënten en hun naasten en over kwaliteitsuitwisseling tussen de teams.’

Birkhoven Zorggoed wil op 3 manieren invulling geven aan kwaliteit in bredere zin:

  • Door het gesprek in de driehoek cliënt, naaste van de cliënt en medewerker op gang te brengen. Hiervoor volgen de zelfsturende teams een scholingsprogramma.
  • Met een systeem van visitatie door de zelfsturende teams.
  • Door te zoeken naar andere ‘meetinstrumenten’ die de beleving kunnen meten.

Visitatiemethodiek

De visitaties zijn een goede manier om teams zelf aan de slag te laten gaan met het thema kwaliteit, vertelt Brigitte Schouten, projectleider zelfsturing. ‘Teams gaan bij elkaar op bezoek om te helpen de kwaliteit te versterken en tot verbeterpunten te komen. Zo blijft een team eigenaar en houdt het de verantwoordelijkheid en alertheid om zich te blijven ontwikkelen.’ Ter voorbereiding hebben de teams in 2014 samen de visie vertaald naar hun dagelijkse praktijk. ‘Daar kwamen 4 bouwstenen uit: Privacy en Eigenheid, Familie en Naasten, Samen wonen Samen werken, en Professionaliteit. De visitatiemethodiek sluit hierop aan.’

Ervaren welbevinden

Birkhoven Zorggoed ontwikkelde een format om de teams te helpen het gesprek te voeren over ervaren welbevinden. Brigitte: ‘Het visitatieteam start met observeren. Bijvoorbeeld: wat valt op als je de woonkamer binnenkomt? Hoe gaan medewerkers met elkaar en met de cliënten om? Daarna gaan ze in gesprek met het team dat ze bezoeken. Daarbij zijn de 4 bouwstenen die de teams zelf uit de visie hebben gehaald leidend. Vervolgens gaat het team zelf – dus niet het visitatieteam – in gesprek met cliënten en hun naasten. Met het voeren van deze gesprekken helpen we de teams. Het doel is tot een gelijkwaardige dialoog te komen. Op dezelfde manier kunnen nog andere dialogen gevoerd worden. Bijvoorbeeld met behandelaren of andere betrokkenen. Steeds is de insteek: wat gaat goed en wat kan beter.’ Het uiteindelijke resultaat van de visitatie is een verbeterplan dat het team zelf opstelt, in overleg met de manager Zorg & Welzijn.

Organisch oplossen

‘Hoe zorgen jullie ervoor dat teams tijdens de visitatie niet verzanden in individuele casuïstiek?’, vraagt iemand in de zaal. ‘Door de visitatie vanuit de visie te benaderen’, antwoordt Brigitte. ‘Tegelijkertijd gaat de visitatie ook over de setting waarin de zorg plaatsvindt. Dat is een beetje een spanningsveld, want om ten goede te komen aan de cliënt moet het niveau van de visitatie niet al te abstract zijn. Hoe dat precies gaat moet de praktijk nog uitwijzen.’

‘En zijn jullie niet bang voor competitie tussen de teams?’, vraagt iemand anders. ‘Misschien is enige competitie wel leuk’, zegt Brigitte. ‘Competitie kan ook positief zijn, ik ben daar niet zo beducht voor. En mocht er toch negatieve competitie ontstaan, dan lossen we dat wel weer organisch op.’

Verslag door Ingrid Brons

Meer weten

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg