invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Toon van de Looy: ‘Bij implementatie eHealth staat primair proces altijd centraal’

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

In voor zorg-coach Toon van de Looy ondersteunt Pluryn bij de implementatie en opschaling van Quli, een eHealth platform dat mensen helpt om zo lang mogelijk zelfstandig te wonen en zelf de regie over hun zorg en welzijn te voeren. Toon: ‘EHealth grijpt in in het primaire zorgproces. Dit staat dan ook structureel centraal bij de implementatie. Zonder de betrokkenheid van cliënt en medewerker, kan grootschalige implementatie van technologische innovaties geen succes worden.’

Toon van de Looy heeft een achtergrond als verpleegkundige en was manager binnen verschillende (thuis)zorgorganisaties. Hij kan hierdoor meedenken met het primaire proces én spreekt de taal van de bestuurders. Zijn adviesbureau VanMorgen werkt vanuit de filosofie van ‘service design thinking’. Dit betekent dat zijn aanpak interactief en multidisciplinair is en gericht op het creëren van draagvlak door co-creatie. Hij gebruikt tools die stuk voor stuk het primaire proces als uitgangspunt nemen voor de implementatie van eHealth.

Toon: ‘Als wij de eindgebruikers kunnen laten ervaren dat eHealth van toegevoegde waarde kan zijn bij datgene dat zij belangrijk vinden in hun werk of in hun leven, dan raken mensen gemotiveerd om er ook echt iets mee te gaan doen. Heel vaak wordt dit onvoldoende centraal gezet binnen een implementatieproces.’

Rijdende trein

Toon: ‘Ik ben bij Pluryn in feite op een rijdende trein gestapt. De organisatie had al veel werk verzet als het gaat om het ontwikkelen van een visie op de inzet van eHealth. Op 7 plaatsen in de organisatie liepen er al pilots met Quli. Aan mij de opdracht om gedurende het In voor zorg-traject Pluryn te ondersteunen bij het op grote schaal in de ambulante zorg implementeren van Quli. Als je met zo’n traject begint moet je goed kijken: waar staat de organisatie precies in het proces en wat heeft de organisatie nodig om stappen tot verdere implementatie te zetten.’

Beleving

Eén van de tools die Toon bij Pluryn heeft ingezet is het afnemen van ‘contextual interviews’. Dit zijn gesprekken met medewerkers (of cliënten) waarbij zij aan het werk zijn in hun eigen omgeving, zodat je niet alleen informatie ophaalt uit wat je feitelijk hoort, maar ook uit wat je daar omheen waarneemt. Toon: ‘Vanuit de beleving kom je tijdens deze gesprekken tot nieuwe inzichten in wat belangrijk is voor medewerkers. Na een aantal gesprekken zie je herhaling optreden en dan weet je dat je de rode lijn te pakken hebt.’

Bij Pluryn werden medewerkers gevraagd naar hun eerste ervaringen met Quli. Toon: ‘Hieruit kwam naar voren dat zij het moeilijk vinden om aan cliënten te vertellen wat Quli voor hen kan betekenen. Ook bleken er beheersvraagstukken te zijn, zoals een internetverbinding die hapert, een apparaat dat niet optimaal werkt en vragen over waar je met dergelijke problemen terecht kunt voor ondersteuning. De uitkomsten van de individuele gesprekken bespraken we vervolgens in een groep en dan kun je er samen thema’s uithalen die van belang blijken. Dan komen vanzelf ook de kennis en ideeën voor oplossingen naar boven drijven. In co-creatie wordt dan voor iedereen duidelijk wat er nodig is om van de implementatie een succes te maken. Mensen voelen een gedeelde verantwoordelijkheid en gaan niet achterover hangen.’

mensen aan tafel werken aan service blueprint

Draagvlak

Een ander belangrijk onderdeel van de aanpak is het betrekken van álle afdelingen, zodat ook medewerkers die niet direct met de nieuwe dienst te maken hebben, feeling kunnen krijgen met wat de implementatie betekent voor het primaire proces. Toon: ‘Bij Pluryn brachten we voor Quli met behulp van de Service blueprint methode, gedetailleerd in kaart hoe alle ondersteunende trajecten van deze dienst moesten worden ingericht. De winst hiervan is, dat alle medewerkers een gemeenschappelijk beeld krijgen van wat zij samen realiseren, wie waar verantwoordelijk voor is en hoe zij van elkaar afhankelijk zijn. Mensen zien wat hun werk aan invloed heeft op het werk van anderen. Zo ontstaat er draagvlak om met meerdere disciplines de implementatie tot een succes te maken. Snappen wat de bedoeling en het belang van de nieuwe dienst is, daar gaat het om.’

foto day in the live sessie

Visueel

Om vervolgens te zorgen dat medewerkers zich een concreet beeld kunnen vormen van de toegevoegde waarde van de invoering van eHealth, wordt in kleine groepjes geoefend met ‘Day in the life’. Toon: ‘We hebben aan medewerkers gevraagd om in drietallen voor een specifieke cliënt een dag uit diens leven te visualiseren. Hiervoor kregen zij een magneetbord met magneetpictogrammen, waarmee zij op een tijdslijn aan konden geven wat er met hun cliënt gebeurt op een dag, op welke punten de cliënt zorg of ondersteuning nodig heeft en vervolgens waar Quli een toegevoegde waarde kan hebben. Als de medewerkers hun voorbeeldcliënten in beeld hebben gebracht, presenteren zij hun verhaal aan elkaar en gaan met elkaar in discussie. Ook met deze methode zorgen we er weer voor dat de medewerkers als groep een gezamenlijk beeld ontwikkelen van hoe Quli werkt en hoe Quli in het primaire proces van betekenis kan zijn.’

Toekomst

Pluryn heeft op het hoofdkantoor een living lab opgezet, waar cliënten en medewerkers Quli kunnen uitproberen. Toon: ‘Het living lab is een mooi initiatief van Pluryn. Onlangs heb ik met de projectleider van het living lab gekeken naar hoe de ervaringen die in dat lab verzameld worden, verwerkt kunnen worden in het proces van implementatie en opschaling. Zo heb ik met heel veel afdelingen en initiatieven contacten en afspraken om de hele operatie volgens dezelfde eenduidige visie tot stand te laten komen. Wat ik terug krijg is dat Pluryn ervaart dat deze manier van werken daadwerkelijk leidt tot draagvlak voor de innovatie. De eHealth-afdeling van Pluryn heeft gedurende dit In voor zorg-traject verschillende tools leren kennen en leren gebruiken die zij ook in de toekomst weer kunnen inzetten.’

Interview door: Vera Hendrikse

Meer weten

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg