invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Ouderenzorg, VG, en GGZ leren van elkaar op weg naar zelfsturing bij intramurale zorg

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

In voor zorg-coach Marja van Berkel over branche-overstijgende intervisie binnen de thematranche zelfsturing intramuraal.

Binnen de Thematranche zelfsturing intramuraal hebben 9 organisaties met ondersteuning van In voor zorg! gewerkt aan de invoering van zelfsturende teams*. In het zuiden van het land werden 4 organisaties begeleid door In voor zorg-coach Marja van Berkel: GGzE De Boei, Zuidwester, De Zorggroep en Groenhuysen. De afronding van de trajecten is in zicht. Tijd voor een reflecterend gesprek met Marja van Berkel.

Marja: ‘Het was allereerst bijzonder om in plaats van 4 individuele coachingstrajecten, de organisaties te begeleiden in de vorm van een thematranche. De uitdaging is dan om in plaats van de 1,5 dag per week die je normaal hebt om een organisatie bij een veranderopgave te coachen, in  slechts 2 uur per week per organisatie toch maatwerk te leveren en in te spelen op de specifieke vragen die bij de organisaties leven.’

Persoon, proces en PvA

Over haar specifieke rol als coach van 4 organisaties binnen een thematranche vervolgt Marja: ‘Je staat dan meer op afstand en coacht op hoofdlijnen. In eerste instantie richt je je op de ondersteuning bij het in stelling brengen van de organisatie voor de grote verandering en op het helder krijgen van een visie en aanpak. Het kwam daarbij goed van pas dat ik in eerdere In voor zorg-trajecten als coach de invoering van zelfsturende teams begeleid heb en ook lang op de werkvloer en op verschillende niveaus als manager in de zorg heb gewerkt. Dan kun je snel en gericht de expertise inbrengen die de organisaties nodig hebben en meedenken op verschillende niveaus, zowel praktisch als strategisch. Je bent als coach van een thematranche niet zo sterk verbonden met de organisaties zelf, maar richt je vooral op de interne projectleiders en de bestuurders. Als coach moet je de juiste vragen stellen en snel kunnen afleiden waar de projectleiders mee worstelen. Je coacht op de persoon, op het proces en op het plan van aanpak.’

Intramuraal versus extramuraal

Er is door In voor zorg! al veel ondersteuningsmateriaal ontwikkeld op het gebied van zelfsturing, maar dat is grotendeels voortgekomen uit verandertrajecten in de thuiszorg. Marja: ‘Toch heb ik in de thematranche veel gebruik kunnen maken van het kennismateriaal van In voor zorg!, bijvoorbeeld van de ‘Handleiding Zelfsturende teams in de thuiszorg’. In grote lijnen is de kern van het veranderproces voor intramurale organisaties niet anders dan voor thuiszorgaanbieders. Je moet altijd als organisatie eerst een visie ontwikkelen en weten waar je naartoe wilt en vervolgens zo snel mogelijk zorgen dat de kaders en randvoorwaarden duidelijk worden. Binnen een intramurale organisatie hebben teams wel meer met andere afdelingen en partijen te maken, bijvoorbeeld met behandeldiensten en facilitaire zaken.’

4 organisaties, 3 branches

De organisaties binnen de thematranche zelfsturing intramuraal zijn op basis van hun geografische ligging bij de coaches ondergebracht, om de reistijd te beperken en intervisie tussen de organisaties makkelijk te maken. De 4 organisaties in het zuiden van het land die Marja onder haar hoede kreeg, leken dan ook geenszins op elkaar. Marja: ‘Ze komen uit 3 verschillende branches die elk hun eigen cliënten, eigen brancheontwikkelingen en eigen terminologie hebben. Daarbij stonden de organisaties ook op verschillende startpunten met betrekking tot de invoering van zelfsturing binnen hun organisatie.’

Marja licht het verder toe: ‘Bij GGZ-organisatie GGzE werd locatie De Boei, die net een fusie ondergaan had, gekozen als pilot om zelfsturing in te voeren als integraal onderdeel van een verandering in de organisatiestructuur, waarmee de organisatie meer flexibel op veranderingen kan inspelen. Ook bij VG-organisatie Zuidwester waren de veranderingen in de zorg zoals het inzetten op meer eigen regie voor de cliënt en een grotere inzet van mantelzorgers, aanleiding voor een verandering in de organisatiestructuur. Zuidwester wilde alle wooneenheden als zelfstandige eenheden laten opereren om de zorg dicht bij de cliënten te  organiseren. Van de 2 ouderenzorgorganisaties De Zorggroep en Groenhuysen had de laatste al een jaar met een pilot op 1 locatie gedraaid. De Zorggroep begon intramuraal bij nul en heeft besloten om geleidelijk over te gaan naar het werken in kleinschalige, zelfsturende teams in de woon-zorgcentra.

Intervisie

‘Aan de andere kant waren er ook veel overeenkomsten in wat de organisaties doormaakten en welke vragen en moeilijkheden de projectleiders daarbij tegen kwamen,’ vervolgt Marja.  ‘Het ontwikkelen van een eigen visie op zelfsturing, het benoemen van de stip op de horizon, het op gang komen en zoeken naar een antwoord op de vraag Wat betekent zelfsturing voor ons?, het zijn allemaal zaken waar alle 4 de projectleiders mee te maken kregen. En als het proces vervolgens op gang komt met een paar teams, komt er altijd na bepaalde tijd een moeilijk punt: hoe zet je de beweging door naar de rest van de organisatie. Je moet bijvoorbeeld ook de ondersteunende diensten meekrijgen om meer service gericht naar de teams en het primaire proces te zijn.’

Om de projectleiders elkaar te laten helpen en inspireren organiseerde Marja intervisiesessies tijdens werkbezoeken bij alle 4 de organisaties. Marja: ‘Tijdens deze intervisiesessies stonden vragen centraal als hoe ga je om met je rol als projectleider, hoe ondersteun je de teams in de pilotfase en wat kun je doen als de verandering stagneert. Door ervaringen uit te wisselen konden de projectleiders elkaar verder helpen. Het was mooi om te zien hoe de organisaties, juist vanuit de verschillende branches, elkaar op deze manier konden inspireren.’

‘Zo was GGzE De Boei bijvoorbeeld al ver met de invoering van een dashboard gebaseerd op de principes van Planetree en de 11 levensdomeinen met behulp van de zelfredzaamheidsmatrix, waarmee de organisatie de teams ondersteunt. Dit dashboard is dan niet direct over te nemen voor de VG en de ouderenzorg, maar de methode tot het ontwikkelen en invoeren van een dashboard wel. De essentie is dat de teams en organisatie een tool hebben om te monitoren en te verbeteren, of het nu gaat om zelfredzaamheid of om zaken als mentaal welbevinden.’

Afsluiting thematranche

In het najaar wordt de thematranche zelfsturing intramuraal afgesloten met een slotbijeenkomst en wordt gekeken naar de resultaten van de trajecten. Terugkijkend op de 4 trajecten die Marja begeleid heeft zegt ze: ‘Als je cliënten beter wilt bedienen, dan zal je ook meer naar de teams moeten luisteren. Je zult je medewerkers echt anders moeten positioneren in de organisatie en meer zeggingskracht moeten geven. In alle 4 de organisaties hebben de teams in meerdere of mindere mate meer inspraak gekregen. Een servicegerichte houding van ondersteunende diensten is daarbij cruciaal. Bij Zuidwester bijvoorbeeld hebben de ondersteunende diensten van het bestuur de opdracht gekregen om binnen een jaar de werkprocessen te verbeteren ten gunste van cliënten en de teams.’

Over de resultaten en de geleerde lessen van de thematranche zelfsturing intramuraal publiceert In voor zorg! nog een e-zine.

Do’s en Dont’s

Tot slot heeft Marja nog 3 do’s en dont’s voor projectleiders die ook aan de slag willen gaan met de invoering van zelfsturing.

Do’s
1. Zorg dat je als projectleider basiskennis van projectmanagement hebt en weet hoe de hazen lopen binnen jouw organisatie.
2. Biedt sleutelfiguren van ondersteuning snel een training zelfsturing aan, zodat ook zij kunnen groeien in het proces en samen met de teams aan de slag kunnen gaan.
3. Maak verbeteren van werkprocessen die samenhangen met de verandering, onderdeel van de omslag.

Dont’s
1. Verwacht niet dat je direct optimaal in de zelfsturende modus zit: door middel van een planmatige aanpak en continu verbeteren verdiep je de manier van werken.
2. Richt je niet alleen op de teams, verwacht van iedereen een andere inzet en gedrag.
3. Laat de teams niet ‘alles’ zelf uitvinden. Met vallen en opstaan is veel ontwikkeld. Wat goed blijkt te werken kan worden overgedragen. Teams (samen met ondersteuning) kunnen nieuwe werkprocessen toetsen door zich de volgende vragen te stellen:
- Voegt het wat toe voor de cliënt?
- Is het nodig om de organisatie eenvoudig en goed te laten draaien?
- Bij twee keer volmondig ja, kan je kijken naar standaardisering.

Interview door Vera Hendrikse

*Alle 4 de organisaties in dit interview hanteren een andere term voor zelfsturing, maar voor de leesbaarheid is gekozen om zelfsturing te gebruiken.

Meer weten

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg